แนวข้อสอบโปรแกรมสำนักงาน 59 ข้อ พร้อมเฉลย

ตอบข้อ 2. =SUM(A1:A10)

ฟังก์ชัน SUM ใช้หาผลรวม เขียนเป็น =SUM(A1:A10) ส่วน TOTAL, ADD และ PLUS ไม่ใช่ฟังก์ชันมาตรฐานของ Excel

ตอบข้อ 2. บันทึกไฟล์

Ctrl + S ใช้บันทึกไฟล์ (Save) ส่วน Ctrl + C คือคัดลอก, Ctrl + F คือค้นหา และ Ctrl + P คือสั่งพิมพ์

ตอบข้อ 1. ผลรวมของค่าในเซลล์ A1 ถึง A5

ฟังก์ชัน SUM ใช้หาผลรวม ส่วนค่าเฉลี่ยใช้ AVERAGE นับจำนวนใช้ COUNT และหาค่าสูงสุดใช้ MAX

ตอบข้อ 2. ยกเลิกการกระทำล่าสุด (Undo)

Ctrl + Z คือ Undo ยกเลิกสิ่งที่เพิ่งทำไป ส่วน Ctrl + S = บันทึก, Ctrl + P = พิมพ์, Ctrl + C = คัดลอก

ตอบข้อ 1. ทำตัวอักษรหนา (Bold)

Ctrl + B = Bold (ตัวหนา) ส่วน Ctrl + I = Italic (ตัวเอียง) และ Ctrl + U = Underline (ขีดเส้นใต้)

ตอบข้อ 2. Microsoft Excel

.xlsx คือไฟล์ตารางคำนวณของ Microsoft Excel ส่วน .docx คือ Word, .pptx คือ PowerPoint และ .pdf เปิดด้วย Acrobat

ตอบข้อ 2. 3

ฟังก์ชัน COUNT นับเฉพาะเซลล์ที่เก็บ "ตัวเลข" เท่านั้น ในช่วง A1:A5 มีตัวเลขคือ 10, 30 และ 50 รวม 3 เซลล์ จึงได้คำตอบ 3 กับดักคือ ตอบ 5 (นับทุกเซลล์ในช่วง) หรือตอบ 4 (เข้าใจผิดว่านับข้อความ "ดี" ด้วย ซึ่งต้องใช้ COUNTA) ส่วนเซลล์ว่าง A4 ไม่ถูกนับในทุกกรณี

ตอบข้อ 3. 50

ฟังก์ชัน SUM รับอาร์กิวเมนต์ได้หลายชุด โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (,) จึงรวมทั้งช่วง A1:A3 และเซลล์ B1 ได้เป็น 5 + 10 + 15 + 20 = 50 กับดักคือ ตอบ 30 (รวมเฉพาะ A1:A3 โดยลืมบวก B1) หรือตอบ 20 (คิดเฉพาะ B1)

ตอบข้อ 2. .pptx

.pptx คือนามสกุลไฟล์งานนำเสนอมาตรฐานของ PowerPoint (ตั้งแต่รุ่น 2007 เป็นต้นมา) ส่วน .docx เป็นไฟล์เอกสารของ Word, .xlsx เป็นไฟล์ตารางคำนวณของ Excel และ .mdb เป็นไฟล์ฐานข้อมูลของ Microsoft Access รุ่นเก่า

ตอบข้อ 1. 12

ฟังก์ชัน AVERAGE จะข้ามเซลล์ว่าง ไม่นำมานับเป็นตัวหาร จึงคิดจากตัวเลข 3 ตัว คือ (8 + 12 + 16) ÷ 3 = 36 ÷ 3 = 12 กับดักคือ ตอบ 9 เพราะเข้าใจผิดว่าเซลล์ว่างมีค่าเท่ากับ 0 แล้วหารด้วย 4 (36 ÷ 4 = 9) ส่วน 36 คือผลรวม (SUM) ไม่ใช่ค่าเฉลี่ย

ตอบข้อ 3. เปิดคำสั่งพิมพ์เอกสาร

Ctrl + P (P มาจาก Print) ใช้เปิดหน้าต่างคำสั่งพิมพ์เอกสาร กับดักคือ การวางข้อความที่คัดลอกไว้ใช้ Ctrl + V ส่วนการค้นหาคำใช้ Ctrl + F ไม่ใช่ Ctrl + P

ตอบข้อ 1. ผ่าน

เครื่องหมาย >= หมายถึง "มากกว่าหรือเท่ากับ" เมื่อ B2 = 50 เงื่อนไข 50>=50 จึงเป็นจริง ฟังก์ชัน IF จะคืนค่าอาร์กิวเมนต์ตัวที่สอง คือ "ผ่าน" กับดักคือ ตอบ "ไม่ผ่าน" เพราะเข้าใจผิดว่า >= เป็นการเปรียบเทียบแบบ "มากกว่า" เพียงอย่างเดียว ส่วน TRUE จะเกิดก็ต่อเมื่อไม่ได้ระบุค่าที่ต้องการให้แสดง และ #NAME? เป็นข้อผิดพลาดจากการพิมพ์ชื่อฟังก์ชันผิด

ตอบข้อ 4. เริ่มนำเสนอสไลด์โชว์ตั้งแต่สไลด์แรก

F5 คือคำสั่งเริ่มการนำเสนอสไลด์โชว์ตั้งแต่สไลด์แรกเสมอ กับดักคือ ตัวเลือก "เริ่มนำเสนอจากสไลด์ที่กำลังทำงานอยู่" ซึ่งเป็นหน้าที่ของ Shift + F5 ไม่ใช่ F5 เดี่ยว ๆ ส่วนการบันทึกไฟล์ใช้ Ctrl + S และการเพิ่มสไลด์ใหม่ใช้ Ctrl + M

ตอบข้อ 4. การสร้างจดหมายเวียน (Mail Merge)

จดหมายเวียน (Mail Merge) คือการนำเอกสารต้นแบบมาผสานกับแหล่งข้อมูลรายชื่อ (เช่น ตารางใน Excel) เพื่อสร้างจดหมายจำนวนมากที่เปลี่ยนเฉพาะข้อมูลเฉพาะบุคคล จึงเหมาะที่สุดกับกรณีนี้ ส่วน Comment ใช้แสดงความเห็น, Track Changes ใช้ติดตามการแก้ไข และสารบัญอัตโนมัติใช้รวบรวมหัวข้อ ไม่เกี่ยวกับการทำจดหมายจำนวนมาก

ตอบข้อ 4. =A2*$B$1

A1 เป็นการอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ (Relative) เมื่อคัดลอกลงล่าง 1 แถว จึงเลื่อนเป็น A2 ส่วน $B$1 เป็นการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ (Absolute) เพราะมีเครื่องหมาย $ นำหน้าทั้งคอลัมน์และแถว จึงถูกตรึงไว้ที่ B1 ไม่เปลี่ยนแปลง ผลลัพธ์จึงเป็น =A2*$B$1 กับดักคือ ตัวเลือกที่เปลี่ยน $B$1 เป็น $B$2 ซึ่งขัดกับความหมายของเครื่องหมาย $

ตอบข้อ 3. COUNTA

COUNTA นับเซลล์ที่ไม่ว่างทั้งหมด ไม่ว่าข้อมูลจะเป็นตัวเลขหรือข้อความ จึงตรงกับโจทย์ กับดักคือ COUNT ซึ่งนับเฉพาะเซลล์ที่เป็นตัวเลขเท่านั้น ส่วน COUNTIF นับเฉพาะเซลล์ที่ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด และ COUNTBLANK นับเฉพาะเซลล์ว่าง ซึ่งตรงข้ามกับที่โจทย์ต้องการ

ตอบข้อ 3. จัดข้อความให้อยู่กึ่งกลาง

Ctrl + E (E มาจาก centEr) ใช้จัดข้อความให้อยู่กึ่งกลางบรรทัด กับดักคือ แป้นลัดที่ใกล้เคียงกัน ได้แก่ Ctrl + L จัดชิดซ้าย, Ctrl + R จัดชิดขวา และ Ctrl + J จัดข้อความเสมอกันทั้งสองด้าน (Justify)

ตอบข้อ 2. เพราะรูปแบบหน้าตาเอกสารคงเดิมทุกเครื่อง และผู้รับแก้ไขเนื้อหาได้ยาก

PDF ตรึงรูปแบบเอกสาร (ฟอนต์ ระยะ การจัดหน้า) ให้เหมือนกันทุกเครื่องที่เปิด และผู้รับแก้ไขเนื้อหาได้ยากกว่าไฟล์ Word จึงเหมาะกับเอกสารฉบับสมบูรณ์ที่ไม่ต้องการให้ถูกแก้ — แต่ PDF ไม่ได้เข้ารหัสอัตโนมัติ ต้องตั้งรหัสผ่านเอง

ตอบข้อ 2. ใช้แก้ไขรูปแบบ (ฟอนต์ สี โลโก้) ที่จุดเดียว แล้วมีผลกับสไลด์ทุกแผ่นพร้อมกัน

Slide Master คือแม่แบบกลางของงานนำเสนอ เมื่อแก้ฟอนต์ สีพื้นหลัง หรือใส่โลโก้หน่วยงานที่ Slide Master จะมีผลกับสไลด์ทุกแผ่นทันที ไม่ต้องไล่แก้ทีละแผ่น

ตอบข้อ 2. 14

MAX(A1:A4) = 22 (ค่าสูงสุด) และ MIN(A1:A4) = 8 (ค่าต่ำสุด) ดังนั้น 22 − 8 = 14 — ผลลัพธ์นี้เรียกว่า "พิสัย" (range) ซึ่งบอกการกระจายของข้อมูล

ตอบข้อ 1. ค้นหาค่าในคอลัมน์แรกของตาราง แล้วดึงข้อมูลจากคอลัมน์อื่นในแถวเดียวกันมาแสดง

VLOOKUP (Vertical Lookup) ใช้ค้นหาค่าในคอลัมน์ซ้ายสุดของช่วงตาราง แล้วดึงค่าจากคอลัมน์ที่ระบุในแถวเดียวกันออกมา เช่น ค้นรหัสพนักงานเพื่อดึงชื่อหรือเงินเดือนมาแสดง

ตอบข้อ 2. ทำให้แถวหัวตารางค้างอยู่กับที่ ไม่เลื่อนหายไปเมื่อเลื่อนดูข้อมูลด้านล่าง

Freeze Panes ตรึงแถว (หรือคอลัมน์) ที่กำหนดไว้ให้ค้างอยู่บนหน้าจอ เมื่อเลื่อนดูข้อมูลจำนวนมากจะยังเห็นหัวตารางตลอด — ไม่เกี่ยวกับการล็อกไม่ให้แก้ไข (นั่นคือ Protect Sheet) หรือการตรึงสูตร (นั่นคือเครื่องหมาย $)

ตอบข้อ 1. ค้นหาข้อความ

Ctrl + F = Find (ค้นหา) ส่วน Ctrl + H = Replace (ค้นหาและแทนที่), Ctrl + O = Open (เปิดไฟล์), Ctrl + I = Italic (ตัวเอียง)

ตอบข้อ 2. การส่งร่างเอกสารให้ผู้อื่นตรวจแก้ โดยเห็นได้ว่าใครแก้อะไรไว้บ้าง

Track Changes จะบันทึกทุกการแก้ไขพร้อมระบุว่าใครเป็นผู้แก้ ทำให้เจ้าของเอกสารเลือกยอมรับ (Accept) หรือปฏิเสธ (Reject) การแก้ไขแต่ละจุดได้ — เหมาะมากกับการเวียนร่างหนังสือราชการให้หลายฝ่ายตรวจ

ตอบข้อ 1. ทำซ้ำการกระทำที่เพิ่งยกเลิกไป (Redo)

Ctrl + Y ใช้ทำซ้ำ (Redo) สิ่งที่เพิ่งถูกยกเลิกด้วย Ctrl + Z จึงเป็นคู่ตรงข้ามกัน ส่วนการคัดลอกคือ Ctrl + C และการตัดคือ Ctrl + X

ตอบข้อ 1. Transition คือเอฟเฟกต์ขณะเปลี่ยนจากสไลด์หนึ่งไปอีกสไลด์หนึ่ง ส่วน Animation คือเอฟเฟกต์ของวัตถุภายในสไลด์

Transition ควบคุมวิธีที่สไลด์ทั้งแผ่นปรากฏขึ้นแทนสไลด์ก่อนหน้า ส่วน Animation ควบคุมการปรากฏหรือเคลื่อนไหวของวัตถุแต่ละชิ้นภายในสไลด์ เช่น ให้หัวข้อย่อยทยอยขึ้นทีละบรรทัด ทั้งสองใช้ร่วมกันได้และทำงานเฉพาะในโหมดนำเสนอ

ตอบข้อ 2. เริ่มนำเสนอจากสไลด์ที่กำลังแก้ไขอยู่

Shift + F5 เริ่มการนำเสนอจากสไลด์ปัจจุบัน ซึ่งสะดวกมากเมื่อกำลังตรวจแก้สไลด์แผ่นท้าย ๆ เพราะไม่ต้องไล่ดูตั้งแต่แผ่นแรก ส่วน F5 เพียงอย่างเดียวจะเริ่มจากสไลด์แรก

ตอบข้อ 2. .ppsx

.ppsx คือรูปแบบ PowerPoint Show ซึ่งเปิดแล้วเข้าโหมดนำเสนอทันที ส่วน .pptx เป็นไฟล์งานนำเสนอปกติที่เปิดเข้าหน้าจอแก้ไข .potx เป็นแม่แบบ และ .pdf เป็นเอกสารที่คงรูปแบบแต่ไม่มีเอฟเฟกต์การนำเสนอ

ตอบข้อ 1. Save As สร้างไฟล์ใหม่ตามชื่อหรือตำแหน่งที่กำหนด โดยไฟล์เดิมยังคงอยู่

Save บันทึกทับไฟล์เดิม ส่วน Save As ให้ระบุชื่อ ตำแหน่ง หรือชนิดไฟล์ใหม่ ทำให้ได้ไฟล์เพิ่มอีกหนึ่งไฟล์ขณะที่ไฟล์เดิมยังอยู่ครบ จึงเหมาะกับการเก็บฉบับร่างแต่ละรุ่นไว้เปรียบเทียบ

ตอบข้อ 2. ตารางที่มีคอลัมน์จำนวนมากจนพิมพ์ในแนวตั้งแล้วตกขอบ

แนวนอนให้ความกว้างมากกว่าความสูง จึงเหมาะกับตารางที่มีคอลัมน์จำนวนมากหรือแผนภูมิที่กว้าง ส่วนหนังสือราชการและบันทึกข้อความมีแบบฟอร์มมาตรฐานที่ใช้กระดาษแนวตั้ง จึงไม่ควรเปลี่ยนแนวกระดาษตามใจ

ตอบข้อ 1. ตัดข้อความ (Wrap Text)

Wrap Text ทำให้ข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ภายในเซลล์เดิมและปรับความสูงแถวให้พอดี ส่วน Merge Cells เป็นการรวมหลายเซลล์เป็นเซลล์เดียวซึ่งอาจทำให้การเรียงลำดับและการกรองข้อมูลมีปัญหาภายหลัง จึงไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาข้อความล้นเซลล์

ตอบข้อ 3. .pdf

PDF ฝังข้อมูลการจัดหน้าและแบบอักษรไว้ในไฟล์ จึงแสดงผลเหมือนกันทุกเครื่องแม้ไม่ได้ติดตั้งฟอนต์เดียวกัน ส่วน .docx อาจเพี้ยนเมื่อเปิดด้วยโปรแกรมหรือฟอนต์ต่างรุ่น .txt เก็บได้เพียงข้อความล้วน และ .csv เป็นข้อมูลตารางคั่นด้วยเครื่องหมาย ไม่เก็บรูปแบบใด ๆ

ตอบข้อ 1. 20

AVERAGE นับเซลล์ที่มีค่าเป็นตัวเลขทุกเซลล์ รวมทั้งเลขศูนย์ด้วย จึงได้ (20 + 0 + 40) ÷ 3 = 20 ตัวเลือก 30 มาจากความเข้าใจผิดว่าเซลล์ที่เป็นศูนย์จะถูกข้ามเหมือนเซลล์ว่าง ซึ่งไม่จริง เซลล์ว่างเท่านั้นที่ AVERAGE จะไม่นับเป็นตัวหาร

ตอบข้อ 1. ตั้งค่าหน้ากระดาษ — พิมพ์ชื่อเรื่อง (Print Titles)

Print Titles กำหนดแถวหรือคอลัมน์ที่จะพิมพ์ซ้ำในทุกหน้าของงานพิมพ์ ส่วน Freeze Panes ตรึงหัวตารางไว้เฉพาะตอนดูบนหน้าจอ ไม่มีผลกับการพิมพ์ ผู้เข้าสอบมักสับสนสองคำสั่งนี้เพราะจุดประสงค์คล้ายกันแต่ใช้คนละบริบท

ตอบข้อ 1. ข้อคิดเห็น ประวัติการแก้ไขที่ยังไม่ยอมรับ และข้อมูลคุณสมบัติของไฟล์

ไฟล์เอกสารมักติดข้อมูลแฝงไปด้วย เช่น ข้อคิดเห็นระหว่างร่าง การแก้ไขที่ยังไม่ถูกยอมรับ ชื่อผู้เขียน และเส้นทางไฟล์ ซึ่งอาจเปิดเผยข้อมูลภายในโดยไม่ตั้งใจ ควรยอมรับหรือปฏิเสธการแก้ไขให้เรียบร้อย ลบข้อคิดเห็น และใช้เครื่องมือตรวจสอบเอกสารก่อนส่ง หรือแปลงเป็น PDF ก่อนเผยแพร่

ตอบข้อ 1. การตรวจทาน — ติดตามการเปลี่ยนแปลงและข้อคิดเห็น

กลุ่มเครื่องมือการตรวจทานมีทั้งการติดตามการเปลี่ยนแปลง ซึ่งบันทึกว่าผู้ใดแก้ไขอะไร และข้อคิดเห็นที่แนบไว้ข้างเนื้อหาโดยไม่รบกวนตัวเอกสาร ผู้เขียนต้นฉบับจึงเลือกยอมรับหรือปฏิเสธการแก้ไขแต่ละจุดได้ การใช้กล่องข้อความแทนจะทำให้ตามรอยผู้แก้ไขไม่ได้

ตอบข้อ 1. เลือกข้อความทั้งหมดในเอกสาร

Ctrl + A ย่อมาจาก All ใช้เลือกเนื้อหาทั้งหมดในเอกสารหรือแผ่นงาน เพื่อจัดรูปแบบหรือคัดลอกทีเดียวทั้งชุด ส่วนการยกเลิกการกระทำล่าสุดคือ Ctrl + Z

ตอบข้อ 3. =COUNTIF(A1:A30,">50")

COUNTIF ใช้นับเซลล์ที่ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด จึงเหมาะกับการนับจำนวนคนที่คะแนนเกิน 50 ส่วน COUNT นับเฉพาะเซลล์ที่เป็นตัวเลขทั้งหมดโดยไม่สนใจเงื่อนไข COUNTA นับเซลล์ที่ไม่ว่าง และ SUMIF จะได้ผลรวมของคะแนน ไม่ใช่จำนวนคน

ตอบข้อ 1. ขยายความกว้างของคอลัมน์ให้พอกับข้อมูล

เครื่องหมาย ##### ไม่ใช่ข้อผิดพลาดของสูตร แต่เป็นสัญญาณว่าคอลัมน์แคบเกินกว่าจะแสดงตัวเลขหรือวันที่ได้ครบ เพียงขยายความกว้างคอลัมน์ (หรือดับเบิลคลิกที่ขอบหัวคอลัมน์) ก็แสดงผลได้ตามปกติ ค่าที่อยู่ในเซลล์ไม่ได้เสียหายแต่อย่างใด

ตอบข้อ 2. สูตรมีการหารด้วยศูนย์หรือหารด้วยเซลล์ว่าง

#DIV/0! เกิดเมื่อตัวหารเป็นศูนย์หรือเป็นเซลล์ว่างซึ่งถือค่าเป็นศูนย์ ส่วนการพิมพ์ชื่อฟังก์ชันผิดจะได้ #NAME? การอ้างอิงเซลล์ที่ถูกลบจะได้ #REF! และการนำข้อความมาคำนวณจะได้ #VALUE! การจำแนกรหัสข้อผิดพลาดเหล่านี้ช่วยให้แก้ไขได้ตรงจุด

ตอบข้อ 1. #REF!

#REF! หมายถึงการอ้างอิงเซลล์ที่ไม่มีอยู่จริงแล้ว ซึ่งมักเกิดจากการลบแถวหรือคอลัมน์ที่สูตรอ้างถึง ส่วน #N/A มักเกิดจากฟังก์ชันค้นหาอย่าง VLOOKUP ที่หาค่าที่ต้องการไม่พบ

ตอบข้อ 3. 3.46

ROUND ปัดเศษให้เหลือทศนิยมตามจำนวนตำแหน่งที่ระบุ ในที่นี้คือ 2 ตำแหน่ง จึงพิจารณาเลขตำแหน่งที่ 3 คือ 6 ซึ่งมากกว่าหรือเท่ากับ 5 จึงปัดขึ้น ได้ 3.46 ตัวเลือก 3.45 มาจากการตัดทิ้งโดยไม่ปัด

ตอบข้อ 1. 37

MAX(A1:A5) ได้ค่ามากที่สุดคือ 45 และ MIN(A1:A5) ได้ค่าน้อยที่สุดคือ 8 ผลต่างจึงเป็น 45 − 8 = 37 ตัวเลือก 45 คือค่าสูงสุดเพียงอย่างเดียวโดยลืมลบค่าต่ำสุด

ตอบข้อ 1. วันที่ปัจจุบันของเครื่อง

TODAY() คืนค่าเป็นวันที่ปัจจุบันตามนาฬิกาของเครื่อง และจะปรับค่าใหม่ทุกครั้งที่เปิดไฟล์หรือคำนวณใหม่ หากต้องการทั้งวันที่และเวลาให้ใช้ NOW() ส่วนวันที่สร้างและวันที่บันทึกล่าสุดเป็นข้อมูลคุณสมบัติของไฟล์ ไม่ใช่ผลของฟังก์ชันนี้

ตอบข้อ 3. 8

LEN นับจำนวนอักขระในข้อความที่กำหนด คำว่า Thailand ประกอบด้วย T-h-a-i-l-a-n-d รวม 8 ตัวอักษร จึงได้ผลลัพธ์เป็น 8 หากข้อความมีช่องว่าง ช่องว่างก็ถูกนับด้วยเช่นกัน

ตอบข้อ 1. Ban

LEFT ดึงอักขระจากด้านซ้ายของข้อความตามจำนวนที่ระบุ จึงได้ "Ban" ถ้าต้องการอักขระจากด้านขวาให้ใช้ RIGHT("Bangkok",3) ซึ่งจะได้ "kok" และถ้าต้องการช่วงกลางให้ใช้ MID

ตอบข้อ 1. การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional Formatting)

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใช้กำหนดกฎให้เซลล์เปลี่ยนสีหรือรูปแบบเองเมื่อค่าเข้าเงื่อนไขที่ตั้งไว้ ทำให้เห็นข้อมูลผิดปกติได้ทันทีโดยไม่ต้องไล่ระบายสีเอง และเมื่อค่าเปลี่ยนสีก็ปรับตามอัตโนมัติ

ตอบข้อ 1. ตารางสรุปข้อมูล (PivotTable)

PivotTable ออกแบบมาเพื่อสรุปข้อมูลจำนวนมากโดยลากเขตข้อมูลมาจัดเป็นแถวและคอลัมน์ แล้วคำนวณผลรวมหรือค่าเฉลี่ยให้อัตโนมัติ ปรับมุมมองได้ทันทีโดยไม่ต้องเขียนสูตรใหม่ การเรียงลำดับช่วยเพียงจัดแถว ส่วน Data Validation ใช้ควบคุมข้อมูลที่กรอกเข้ามา

ตอบข้อ 1. แผนภูมิวงกลม (Pie Chart)

แผนภูมิวงกลมแสดงส่วนย่อยเทียบกับทั้งหมดได้ชัดเจนที่สุด เพราะพื้นที่ทั้งวงคือ 100% ส่วนแผนภูมิเส้นเหมาะกับการดูแนวโน้มตามเวลา และแผนภูมิกระจายเหมาะกับการดูความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรสองตัว

ตอบข้อ 2. แผนภูมิเส้น

แผนภูมิเส้นเหมาะกับข้อมูลที่เรียงตามลำดับเวลา เพราะความชันของเส้นสื่อถึงทิศทางการเพิ่มขึ้นหรือลดลงได้ทันที ส่วนแผนภูมิวงกลมและโดนัทใช้แสดงสัดส่วน ณ ช่วงเวลาหนึ่ง จึงไม่เหมาะกับการดูแนวโน้ม

ตอบข้อ 2. ซ่อนแถวที่ไม่ตรงเงื่อนไขไว้ชั่วคราว เพื่อให้แสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการดู

ตัวกรองอัตโนมัติเพียงซ่อนแถวที่ไม่ตรงเงื่อนไขไว้ชั่วคราว ข้อมูลยังอยู่ครบและกลับมาแสดงได้เมื่อล้างตัวกรอง จึงต่างจากการลบแถวซึ่งทำให้ข้อมูลหายไปจริง การป้องกันการแก้ไขต้องใช้คำสั่งป้องกันแผ่นงาน

ตอบข้อ 2. =B3+C3

การอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ (ไม่มีเครื่องหมาย $) จะเลื่อนตามตำแหน่งที่นำไปวาง เมื่อวางลงมาหนึ่งแถว หมายเลขแถวในสูตรจึงเพิ่มขึ้นหนึ่ง กลายเป็น =B3+C3 หากต้องการล็อกไม่ให้เลื่อนต้องใส่ $ เช่น =$B$2+$C$2

ตอบข้อ 2. =SUMIF(A2:A20,"ปากกา",B2:B20)

SUMIF มีรูปแบบคือ SUMIF(ช่วงที่ใช้ตรวจเงื่อนไข, เงื่อนไข, ช่วงที่ต้องการรวม) จึงตรวจชื่อสินค้าในคอลัมน์ A แล้วรวมเฉพาะยอดในคอลัมน์ B ที่ตรงกัน ส่วน SUM รวมทุกแถวโดยไม่แยกเงื่อนไข และ COUNTIF ได้จำนวนรายการ ไม่ใช่ยอดรวม

ตอบข้อ 1. ขึ้นหน้าใหม่ (แทรกตัวแบ่งหน้า)

Ctrl + Enter แทรกตัวแบ่งหน้า ทำให้ข้อความหลังจุดนั้นขึ้นหน้าใหม่เสมอ แม้จะเพิ่มหรือลดข้อความด้านบนภายหลัง วิธีนี้ดีกว่าการกด Enter ซ้ำ ๆ จนดันข้อความไปหน้าถัดไป เพราะการกด Enter ซ้ำจะทำให้รูปแบบเอกสารเลื่อนเพี้ยนเมื่อมีการแก้ไข

ตอบข้อ 1. กำหนดสไตล์หัวข้อ (Heading) ให้กับหัวข้อต่าง ๆ ในเอกสาร

สารบัญอัตโนมัติทำงานโดยรวบรวมข้อความที่กำหนดสไตล์ Heading ไว้ แล้วดึงเลขหน้ามาแสดง เมื่อเนื้อหาเปลี่ยนจนเลขหน้าเลื่อนก็เพียงสั่งอัปเดตสารบัญ ถ้าพิมพ์สารบัญเองด้วยมือจะต้องไล่แก้เลขหน้าใหม่ทุกครั้ง ซึ่งเป็นที่มาของความผิดพลาดในเอกสารราชการที่มีหลายสิบหน้า

ตอบข้อ 1. ค้นหาและแทนที่ข้อความ

Ctrl + H เปิดกล่องค้นหาและแทนที่ ซึ่งช่วยแก้คำที่พิมพ์ผิดซ้ำ ๆ ทั้งเอกสารได้ในครั้งเดียว ส่วน Ctrl + F ใช้ค้นหาอย่างเดียว และ Ctrl + K ใช้แทรกไฮเปอร์ลิงก์

ตอบข้อ 4. จัดชิดขอบทั้งสองด้าน

Ctrl + J จัดข้อความให้ชิดขอบทั้งซ้ายและขวา (Justify) โดยยืดระยะห่างระหว่างคำให้แนวขอบเสมอกัน ซึ่งนิยมใช้กับหนังสือราชการ ส่วน Ctrl + L จัดชิดซ้าย Ctrl + E จัดกึ่งกลาง และ Ctrl + R จัดชิดขวา

ตอบข้อ 2. เปิดหน้าต่างบันทึกเป็น (Save As)

F12 เปิดหน้าต่าง Save As ให้เลือกตำแหน่ง ชื่อไฟล์ และชนิดไฟล์ใหม่ ต่างจาก Ctrl + S ที่บันทึกทับไฟล์เดิมทันทีเมื่อไฟล์นั้นเคยถูกบันทึกไว้แล้ว จึงมีประโยชน์เมื่อต้องการเก็บฉบับร่างไว้อีกชื่อหนึ่งโดยไม่ทับของเดิม

ตอบข้อ 1. หัวกระดาษและท้ายกระดาษ (Header and Footer)

หัวกระดาษและท้ายกระดาษเป็นพื้นที่ที่แสดงซ้ำในทุกหน้าโดยพิมพ์เพียงครั้งเดียว จึงเหมาะกับเลขหน้าและชื่อหน่วยงาน กล่องข้อความจะอยู่เฉพาะหน้าที่วางไว้ เชิงอรรถใช้ขยายความคำในหน้านั้น ๆ และลายน้ำเป็นภาพหรือข้อความจาง ๆ ที่พื้นหลัง