แนวข้อสอบระเบียบงานสารบรรณ พร้อมเฉลย

ตอบข้อ 4. หนังสือภายนอก ใช้กระดาษตราครุฑ

การติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีระหว่างส่วนราชการต่างกระทรวงกัน ต้องใช้หนังสือภายนอกซึ่งใช้กระดาษตราครุฑ ตัวเลือกหนังสือภายในผิดเพราะใช้ได้เฉพาะภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน หนังสือประทับตราผิดเพราะใช้ได้เฉพาะเรื่องที่ไม่สำคัญและใช้กระดาษตราครุฑไม่ใช่กระดาษบันทึกข้อความ ส่วนบันทึกเป็นหนังสือที่ใช้ติดต่อภายในระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาหรือหน่วยงานระดับต่ำกว่ากรม

ตอบข้อ 2. เริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน

ข้อ 32 กำหนดให้เลขที่หนังสือเวียนซึ่งกำหนดขึ้นโดยเฉพาะนั้น เริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน แล้วจึงเริ่มนับ 1 ใหม่ในปีถัดไป ข้อสอบมักหลอกด้วยคำว่า "ปีงบประมาณ" ซึ่งสิ้นสุด 30 กันยายน แต่ระเบียบใช้ปีปฏิทินที่สิ้นสุด 31 ธันวาคม เช่นเดียวกับเลขทะเบียนหนังสือรับและหนังสือส่งที่เรียงติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทิน ส่วนการเรียงต่อเนื่องไม่เริ่มนับใหม่ หรือเรียงตามลำดับอักษรผู้รับ ไม่ใช่วิธีที่ระเบียบกำหนด

ตอบข้อ 3. 2.5 เซนติเมตร x 5 เซนติเมตร

ข้อ 78 กำหนดว่าตรารับหนังสือ คือ ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือเพื่อลงเลขทะเบียนรับหนังสือ ตามแบบที่ 12 ท้ายระเบียบ มีลักษณะเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า ขนาด 2.5 เซนติเมตร x 5 เซนติเมตร มีชื่อส่วนราชการอยู่ตอนบน ตัวเลือกอื่นเป็นขนาดที่ระเบียบไม่ได้กำหนดไว้ ข้อสอบมักหลอกด้วยขนาดใกล้เคียงกัน ต้องจำให้แม่นว่าเป็น 2.5 x 5 เซนติเมตร

ตอบข้อ 2. มีสำเนาคู่ฉบับเก็บไว้ที่ต้นเรื่อง 1 ฉบับ และมีสำเนาเก็บไว้ที่หน่วยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับ

ข้อ 30 กำหนดว่าหนังสือที่จัดทำขึ้นโดยปกติให้มีสำเนาคู่ฉบับเก็บไว้ที่ต้นเรื่อง 1 ฉบับ และให้มีสำเนาเก็บไว้ที่หน่วยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับ จุดสำคัญคือเก็บสองแห่ง แห่งละ 1 ฉบับ ไม่ใช่กระจุกอยู่ที่เดียวหรือซ้ำที่ต้นเรื่อง 2 ฉบับ ส่วนการส่งให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติเป็นเรื่องของการเก็บรักษาและการส่งมอบหนังสือครบกำหนดอายุการเก็บ ไม่ใช่ขั้นตอนการทำสำเนาคู่ฉบับ

ตอบข้อ 2. งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย

ระเบียบนิยาม "งานสารบรรณ" ว่าเป็นงานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย ครบทั้ง 6 ขั้นตอน ตัวเลือกอื่นผิดเพราะหยิบมาเพียงบางขั้นตอน เช่น การร่าง-พิมพ์ (เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการจัดทำ) หรือเฉพาะการรับ-ส่ง หรือเฉพาะการเก็บ-ทำลาย ซึ่งแคบกว่านิยามตามระเบียบ