แนวข้อสอบความหมายและชนิดของหนังสือราชการ 30 ข้อ พร้อมเฉลย

ตอบข้อ 4. หนังสือภายนอก ใช้กระดาษตราครุฑ

การติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีระหว่างส่วนราชการต่างกระทรวงกัน ต้องใช้หนังสือภายนอกซึ่งใช้กระดาษตราครุฑ ตัวเลือกหนังสือภายในผิดเพราะใช้ได้เฉพาะภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน หนังสือประทับตราผิดเพราะใช้ได้เฉพาะเรื่องที่ไม่สำคัญและใช้กระดาษตราครุฑไม่ใช่กระดาษบันทึกข้อความ ส่วนบันทึกเป็นหนังสือที่ใช้ติดต่อภายในระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาหรือหน่วยงานระดับต่ำกว่ากรม

ตอบข้อ 2. งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย

ระเบียบนิยาม "งานสารบรรณ" ว่าเป็นงานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย ครบทั้ง 6 ขั้นตอน ตัวเลือกอื่นผิดเพราะหยิบมาเพียงบางขั้นตอน เช่น การร่าง-พิมพ์ (เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการจัดทำ) หรือเฉพาะการรับ-ส่ง หรือเฉพาะการเก็บ-ทำลาย ซึ่งแคบกว่านิยามตามระเบียบ

ตอบข้อ 3. 6 ชนิด

หนังสือราชการมี 6 ชนิด ได้แก่ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ และหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ตัวเลือก 4 และ 5 มักเกิดจากการนับรวมหนังสือสั่งการกับหนังสือประชาสัมพันธ์เป็นชนิดเดียว ส่วน 7 เกิดจากการนับ "หนังสืออื่น" แยกออกมาเป็นอีกชนิดหนึ่ง ซึ่งความจริง "หนังสืออื่น" เป็นชนิดย่อยของหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นฯ

ตอบข้อ 1. หนังสือเวียน

"หนังสือเวียน" ไม่ใช่ชนิดของหนังสือราชการ แต่เป็นลักษณะการส่งหนังสือถึงผู้รับจำนวนมากโดยมีใจความอย่างเดียวกัน ซึ่งหนังสือชนิดใดก็เวียนได้ ส่วนหนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ และหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ล้วนเป็นชนิดของหนังสือราชการตามระเบียบ

ตอบข้อ 2. ติดต่อราชการภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน

หนังสือภายในคือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน โดยใช้กระดาษบันทึกข้อความ ตัวเลือกที่กล่าวถึงบุคคลภายนอกหรือระหว่างกระทรวงต่างกันผิด เพราะเกินขอบเขต "เดียวกัน" ส่วนที่จำกัดเฉพาะภายในกองหรือฝ่ายเดียวกันก็แคบเกินกว่าที่ระเบียบกำหนด

ตอบข้อ 3. แทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยหัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้ลงชื่อย่อกำกับตรา

หนังสือประทับตราคือหนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา ตัวเลือกอื่นสลับระดับผิด เช่น ระบุว่าแทนการลงชื่อของระดับกอง หรือให้เจ้าหน้าที่สารบรรณหรือเจ้าของเรื่องเป็นผู้กำกับตรา ซึ่งไม่ตรงกับระเบียบ

ตอบข้อ 1. หนังสือประทับตรา

การขอรายละเอียดเพิ่มเติมเป็นหนึ่งในกรณีที่ระเบียบกำหนดให้ใช้หนังสือประทับตราได้ เพราะเป็นเรื่องที่ไม่สำคัญ และหนังสือประทับตราใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการและกับบุคคลภายนอก คำสั่งเป็นหนังสือสั่งการที่ผู้บังคับบัญชาสั่งให้ปฏิบัติ ใช้กับกรณีนี้ไม่ได้ หนังสือรับรองใช้รับรองบุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงาน ส่วนแถลงการณ์เป็นหนังสือประชาสัมพันธ์ที่แถลงให้ทราบทั่วกัน ไม่ใช่หนังสือโต้ตอบ

ตอบข้อ 4. การตอบรับทราบเรื่องเกี่ยวกับการเงินที่สำคัญ

ระเบียบกำหนดให้ใช้หนังสือประทับตราได้เฉพาะเรื่องที่ไม่สำคัญ และในกรณีการตอบรับทราบนั้นต้องเป็นการตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน ดังนั้นการตอบรับทราบเรื่องการเงินที่สำคัญจึงใช้หนังสือประทับตราไม่ได้ ส่วนการส่งสำเนาหนังสือหรือเอกสาร การแจ้งผลงานที่ดำเนินการแล้ว และการเตือนเรื่องที่ค้าง ล้วนเป็นกรณีที่ใช้หนังสือประทับตราได้

ตอบข้อ 3. 3 ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ

หนังสือสั่งการมี 3 ชนิด คือ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ ตัวเลือกที่มี "ประกาศ" ผิด เพราะประกาศเป็นหนังสือประชาสัมพันธ์ ไม่ใช่หนังสือสั่งการ ส่วนตัวเลือก 2 ชนิดตกข้อบังคับไป

ตอบข้อ 2. ข้อบังคับ

นิยามดังกล่าวคือ "ข้อบังคับ" ซึ่งจุดเด่นคือต้องอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้เท่านั้น ต่างจาก "ระเบียบ" ที่ผู้มีอำนาจหน้าที่วางไว้โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ ส่วน "คำสั่ง" คือข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย และ "ประกาศ" ไม่ใช่หนังสือสั่งการแต่เป็นหนังสือประชาสัมพันธ์

ตอบข้อ 1. คำสั่ง

การที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย เช่น แต่งตั้งคณะทำงานและกำหนดหน้าที่ ต้องทำเป็น "คำสั่ง" ซึ่งใช้กระดาษตราครุฑ ข้อบังคับใช้เมื่อกำหนดหลักเกณฑ์โดยอาศัยอำนาจกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ประกาศเป็นหนังสือประชาสัมพันธ์ที่แจ้งหรือชี้แจงให้ทราบทั่วกัน ส่วนบันทึกเป็นหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นเพื่อติดต่อภายใน ไม่ใช่การสั่งการที่มีผลผูกพันแบบคำสั่ง

ตอบข้อ 3. ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว

หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด คือ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว ตัวเลือกที่มี "ระเบียบ" ผิดเพราะระเบียบเป็นหนังสือสั่งการ ส่วน "หนังสือรับรอง" และ "บันทึก" เป็นหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

ตอบข้อ 2. แถลงการณ์

แถลงการณ์คือบรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการหรือเหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน จึงตรงกับสถานการณ์นี้ที่สุด ข่าวคือข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ ซึ่งเน้นการเผยแพร่ข้อมูลมากกว่าการทำความเข้าใจ ประกาศใช้เมื่อประกาศหรือชี้แจงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏิบัติ ส่วนหนังสือรับรองไม่เกี่ยวข้องเพราะใช้รับรองบุคคลหรือหน่วยงาน

ตอบข้อ 1. ข่าว

ในบรรดาหนังสือประชาสัมพันธ์ ประกาศและแถลงการณ์ใช้กระดาษตราครุฑ ส่วน "ข่าว" ระเบียบไม่ได้กำหนดให้ใช้กระดาษตราครุฑ เพราะเป็นข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบเท่านั้น ตัวเลือกที่ว่าใช้ครุฑทั้งสามชนิดจึงผิด

ตอบข้อ 4. 4 ชนิด ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น

หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการมี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น ตัวเลือก 3 ชนิดตก "หนังสืออื่น" ส่วนตัวเลือกที่มี "ประกาศ" หรือ "ข่าว" ผิด เพราะทั้งสองเป็นหนังสือประชาสัมพันธ์

ตอบข้อ 2. ติดรูปถ่ายขนาด 4 x 6 เซนติเมตร หน้าตรง ไม่สวมหมวก

ระเบียบกำหนดว่าในกรณีที่การรับรองเป็นเรื่องสำคัญที่ออกให้แก่บุคคล ให้ติดรูปถ่ายของผู้ที่ได้รับการรับรอง ขนาด 4 x 6 เซนติเมตร หน้าตรง ไม่สวมหมวก ตัวเลือกที่ระบุขนาด 2 x 3 หรือ 3 x 4 เซนติเมตรผิด และการอนุญาตให้สวมหมวกหรือการไม่ต้องติดรูปถ่ายเลยก็ขัดกับระเบียบ

ตอบข้อ 3. รายงานการประชุม ซึ่งเป็นหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน คือ "รายงานการประชุม" ซึ่งเป็นชนิดย่อยของหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ตัวเลือกอื่นผิดเพราะบันทึกไม่ใช่หนังสือสั่งการ หนังสืออื่นไม่ใช่หนังสือประชาสัมพันธ์ และหนังสือภายในเป็นหนังสือติดต่อราชการ ไม่ใช่เอกสารบันทึกผลการประชุม

ตอบข้อ 3. 6 ชนิด

ระเบียบกำหนดชนิดของหนังสือราชการไว้ 6 ชนิด ได้แก่ (1) หนังสือภายนอก (2) หนังสือภายใน (3) หนังสือประทับตรา (4) หนังสือสั่งการ (5) หนังสือประชาสัมพันธ์ และ (6) หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ตัวเลือก 4 และ 5 ชนิดมักเกิดจากการนับรวมหนังสือภายนอก ภายใน ประทับตรา แล้วตกหล่นกลุ่มหนังสือสั่งการหรือประชาสัมพันธ์ ส่วน 7 ชนิดเกิดจากการนับ 'บันทึก' หรือ 'หนังสืออื่น' แยกออกมาเป็นชนิดอิสระ ทั้งที่ทั้งสองอย่างเป็นเพียงชนิดย่อยของหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

ตอบข้อ 1. กระดาษตราครุฑ

ระเบียบกำหนดชัดเจนว่าหนังสือภายนอกเป็นหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี ให้ใช้กระดาษตราครุฑ ตัวเลือกกระดาษบันทึกข้อความผิด เพราะเป็นกระดาษของหนังสือภายใน ซึ่งเป็นแบบพิธีน้อยกว่า กระดาษเปล่าไม่มีตราไม่ใช่แบบหนังสือราชการตามระเบียบ ส่วนตราชื่อส่วนราชการรูปวงกลมเป็นตราที่ใช้ 'ประทับ' ในหนังสือประทับตรา ไม่ใช่ตราที่พิมพ์เป็นหัวกระดาษ

ตอบข้อ 2. หนังสือภายนอก

หนังสือภายในใช้ได้เฉพาะการติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกันเท่านั้น กรณีนี้เป็นการติดต่อข้ามกระทรวง (การคลัง ไป มหาดไทย) จึงต้องใช้หนังสือภายนอกซึ่งเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการที่เป็นแบบพิธี ใช้กระดาษตราครุฑ ตัวเลือกหนังสือประทับตราผิด เพราะใช้ได้เฉพาะเรื่องที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญตามกรณีที่ระเบียบกำหนดไว้ ส่วนบันทึกเป็นหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นในลักษณะเสนอผู้บังคับบัญชาหรือติดต่อภายในหน่วยงานระดับต่ำกว่ากรม ไม่ใช่เครื่องมือติดต่อข้ามกระทรวง

ตอบข้อ 4. หนังสือภายใน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

หนังสือภายในคือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน และใช้กระดาษบันทึกข้อความ กรณีนี้ทั้งสองกองอยู่กรมเดียวกันจึงเข้าเงื่อนไขพอดี ตัวเลือกหนังสือภายนอกผิดทั้งสองข้อ เพราะหนังสือภายนอกใช้ติดต่อระหว่างส่วนราชการต่างสังกัดหรือกับบุคคลภายนอก และไม่มีกรณีใดที่หนังสือภายนอกใช้กระดาษบันทึกข้อความ ส่วนหนังสือประทับตราใช้กระดาษตราครุฑก็จริง แต่มีไว้สำหรับเรื่องไม่สำคัญตามกรณีเฉพาะที่ระเบียบกำหนด ไม่ใช่รูปแบบปกติของการติดต่อภายในกรมเดียวกัน

ตอบข้อ 3. หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป

ระเบียบกำหนดว่าหนังสือประทับตราคือหนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป ตัวเลือกหัวหน้าส่วนราชการระดับกองผิด เพราะระดับกองไม่ใช่ผู้ที่ถูกแทนการลงชื่อ แต่เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา ตัวเลือกปลัดกระทรวงแคบเกินไปเพราะระเบียบใช้คำว่าระดับกรมขึ้นไปซึ่งครอบคลุมกว้างกว่า ส่วนเจ้าหน้าที่สารบรรณเป็นเพียงผู้ปฏิบัติงานธุรการ ไม่มีอำนาจให้ประทับตราแทนการลงชื่อ

ตอบข้อ 1. หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป

ระเบียบกำหนดให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา ตัวเลือกที่ระบุว่าต้องเป็นระดับกรมขึ้นไปเท่านั้นและห้ามมอบหมายนั้นขัดกับหลักการของหนังสือประทับตรา ซึ่งมีขึ้นเพื่อลดภาระการลงนามของผู้บริหารระดับกรม ส่วนเจ้าหน้าที่ผู้ร่างและหัวหน้าฝ่ายสารบรรณกลางไม่ใช่ผู้ที่ระเบียบกำหนดให้ลงชื่อย่อกำกับตรา

ตอบข้อ 4. การตอบรับทราบในเรื่องที่เกี่ยวกับการเงิน

ระเบียบให้ใช้หนังสือประทับตราได้ในกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ ได้แก่ การขอรายละเอียดเพิ่มเติม การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ การเตือนเรื่องที่ค้าง และเรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนดโดยทำเป็นคำสั่ง ตัวเลือก 1-3 จึงถูกต้องทั้งหมด ส่วนการตอบรับทราบในเรื่องที่เกี่ยวกับการเงินถูกยกเว้นไว้โดยชัดแจ้ง เพราะเรื่องการเงินถือเป็นราชการสำคัญที่ต้องมีการลงชื่อของผู้มีอำนาจ

ตอบข้อ 3. มี 2 ขนาด คือ ครุฑสูง 3 เซนติเมตร และครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร

ระเบียบกำหนดตราครุฑสำหรับแบบพิมพ์ไว้ 2 ขนาด คือ ครุฑสูง 3 เซนติเมตร ซึ่งใช้ทำกระดาษตราครุฑ และครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร ซึ่งใช้ทำกระดาษบันทึกข้อความ ตัวเลือกที่ว่ามีขนาดเดียวผิดเพราะละเลยครุฑเล็กของกระดาษบันทึกข้อความ ตัวเลือก 3 ขนาดใส่ 4.5 เซนติเมตรเข้ามาโดยผิด เพราะ 4.5 เซนติเมตรเป็นเส้นผ่าศูนย์กลางวงนอกของตราชื่อส่วนราชการ ไม่ใช่ความสูงของครุฑ เช่นเดียวกับตัวเลือกสุดท้ายที่นำตัวเลข 4.5 และ 3.5 เซนติเมตรของวงกลมตราชื่อส่วนราชการมาสวมเป็นความสูงของครุฑ

ตอบข้อ 2. รูปวงกลมสองวงซ้อนกัน เส้นผ่าศูนย์กลางวงนอก 4.5 เซนติเมตร วงใน 3.5 เซนติเมตร ล้อมครุฑ

ระเบียบกำหนดให้ตราชื่อส่วนราชการเป็นรูปวงกลมสองวงซ้อนกัน เส้นผ่าศูนย์กลางวงนอก 4.5 เซนติเมตร วงใน 3.5 เซนติเมตร ล้อมครุฑ ตัวเลือกวงกลมวงเดียวผิดเพราะขาดลักษณะสองวงซ้อนกันซึ่งเป็นสาระสำคัญ ตัวเลือกที่ใช้ 3.5 และ 2.5 เซนติเมตรสลับตัวเลขให้เล็กลงหนึ่งขั้นจากของจริง ส่วนรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าไม่ใช่ลักษณะของตราชื่อส่วนราชการตามระเบียบ

ตอบข้อ 4. คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ

หนังสือสั่งการมี 3 ชนิด คือ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ และโดยทั่วไปจัดทำตามแบบที่กำหนดบนกระดาษตราครุฑ ตัวเลือกที่มีประกาศหรือแถลงการณ์ผิด เพราะทั้งสองอย่างเป็นหนังสือประชาสัมพันธ์ ไม่ใช่หนังสือสั่งการ ส่วนตัวเลือกประกาศ แถลงการณ์ ข่าว คือชนิดย่อยของหนังสือประชาสัมพันธ์ทั้งชุด จึงเป็นคนละกลุ่มกับคำถาม

ตอบข้อ 1. ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว

หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด คือ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว ตัวเลือกที่มีคำสั่งหรือข้อบังคับผิด เพราะทั้งสองเป็นหนังสือสั่งการซึ่งมุ่งบังคับให้ปฏิบัติ ไม่ใช่การเผยแพร่ให้ทราบทั่วกัน ส่วนหนังสือรับรองเป็นชนิดย่อยของหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

ตอบข้อ 3. บันทึก ซึ่งเป็นชนิดหนึ่งของหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

บันทึก คือข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยใช้กระดาษบันทึกข้อความ และจัดอยู่ในกลุ่มหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งมี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น ตัวเลือกหนังสือภายในเป็นตัวลวงที่ดีเพราะใช้กระดาษบันทึกข้อความเหมือนกัน แต่หนังสือภายในเป็นการติดต่อระหว่างส่วนราชการภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ไม่ใช่การเสนอความเห็นตามสายบังคับบัญชาภายในกองเดียวกัน หนังสือประทับตราผิดเพราะใช้ตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป ส่วนหนังสือสั่งการหมายถึงคำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ ซึ่งเป็นการสั่งการอย่างเป็นทางการ ไม่ใช่การเสนอความเห็น

ตอบข้อ 2. หนังสือภายนอก ใช้กระดาษตราครุฑ เพราะเป็นหนังสือที่ส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการ

หนังสือภายนอกคือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี ใช้กระดาษตราครุฑ ครอบคลุมทั้งการติดต่อระหว่างส่วนราชการด้วยกัน การที่ส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ และการมีถึงบุคคลภายนอก บริษัทเอกชนจึงเข้าเงื่อนไขนี้ ตัวเลือกหนังสือภายในผิดเพราะจำกัดอยู่ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกันซึ่งไม่รวมเอกชน หนังสือประทับตราแม้ติดต่อบุคคลภายนอกได้ แต่ใช้ได้เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญตามที่ระเบียบกำหนดไว้ คำว่าทุกกรณีจึงผิด ส่วนบันทึกเป็นเอกสารภายในตามสายบังคับบัญชาหรือระหว่างหน่วยงานระดับต่ำกว่ากรม ไม่ใช้ติดต่อกับเอกชน