แนวข้อสอบการจัดทำ เสนอ และคัดสำเนาหนังสือของ ตร. 27 ข้อ พร้อมเฉลย

ตอบข้อ 3. 5 หัวข้อ

ข้อ 1 กำหนดหัวข้อไว้ 5 หัวข้อ เรียงตามลำดับคือ 1.1 เรื่องเดิมหรือต้นเรื่อง 1.2 ข้อเท็จจริง 1.3 ข้อกฎหมายหรือระเบียบ 1.4 ข้อพิจารณา และ 1.5 ข้อเสนอ ลำดับนี้สะท้อนวิธีคิดของงานเสนอเรื่อง คือเล่าที่มา ให้ข้อเท็จจริง ยกกฎหมาย วิเคราะห์ แล้วจึงสรุปว่าจะให้สั่งการอย่างไร

ตอบข้อ 2. การชี้ให้เห็นปัญหาหรือข้อสังเกตและประเด็นสำคัญของเรื่อง หากมีหลายทางให้เสนอโดยเปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของแต่ละทางเลือกให้เห็นชัดเจน

ข้อ 1.4 นิยามข้อพิจารณาว่า หมายถึงการชี้ให้เห็นปัญหาหรือข้อสังเกต ประเด็นสำคัญของเรื่อง รวมทั้งความเห็นในการแก้ไขหรือดำเนินการต่อเรื่องนั้น ๆ บางกรณีที่มีทางเลือกหลายทางก็ให้เสนอโดยเปรียบเทียบข้อดี ข้อเสีย ของแต่ละทางเลือกให้เห็นชัดเจน เพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บังคับบัญชา ส่วนตัวเลือกสุดท้ายคือนิยามของ "ข้อเสนอ" ตามข้อ 1.5

ตอบข้อ 1. ความเป็นมาของเรื่องนั้น ๆ ตลอดจนขั้นตอนต่าง ๆ ที่ได้ดำเนินการไปแล้ว บางกรณีอาจหมายถึงเรื่องที่เข้ามาใหม่

ข้อ 1.1 นิยามว่า เรื่องเดิมหรือต้นเรื่อง หมายถึง ความเป็นมาของเรื่องนั้น ๆ ตลอดจนขั้นตอนต่าง ๆ ที่ได้ดำเนินการไปแล้ว บางกรณีอาจหมายถึงเรื่องที่เข้ามาใหม่ จึงเป็นการเล่าภูมิหลัง ไม่ใช่การอ้างเลขที่หนังสือซึ่งเป็นเรื่องของช่อง "อ้างถึง" ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี

ตอบข้อ 2. ให้นำมาอ้างอิง หรือให้สำเนาเอกสารของกฎหมายหรือระเบียบนั้น ๆ แนบด้วย

ข้อ 1.3 กำหนดว่า ข้อกฎหมายหรือระเบียบ หากมีกฎหมายหรือระเบียบที่เกี่ยวข้องให้นำมาอ้างอิง หรือให้สำเนาเอกสารของกฎหมายหรือระเบียบนั้น ๆ แนบด้วย ทั้งนี้ข้อ 1 วรรคท้ายยังกำหนดให้จัดเอกสารประกอบเรื่องอย่างมีระเบียบและสะดวกในการที่จะตรวจสอบและศึกษาประกอบการพิจารณา

ตอบข้อ 2. ให้หารือไปยังหน่วยงานที่รับผิดชอบดังกล่าวก่อน

ข้อ 2 วรรคท้ายของบทที่ 3 กำหนดว่า กรณีปัญหาข้อกฎหมายหรือระเบียบใด ๆ หากมีหน่วยงานใดของสำนักงานตำรวจแห่งชาติรับผิดชอบกฎหมายหรือระเบียบนั้นโดยตรงในฐานะเจ้าหน้าที่อยู่แล้ว ให้หารือไปยังหน่วยงานที่รับผิดชอบดังกล่าวก่อน เพื่อไม่ให้เรื่องขึ้นไปถึงผู้บังคับบัญชาระดับสูงทั้งที่หน่วยเจ้าของกฎหมายตอบได้เอง

ตอบข้อ 1. ถนนพระรามที่ 1 เขตปทุมวัน กรุงเทพมหานคร 10330

ข้อ 3 ยกตัวอย่างการพิมพ์ที่ตั้งของส่วนราชการเจ้าของหนังสือในหนังสือภายนอกไว้ว่า "สำนักงานตำรวจแห่งชาติ / ถนนพระรามที่ 1 เขตปทุมวัน / กรุงเทพมหานคร 10330" ส่วนถนนวิภาวดีรังสิต เขตจตุจักร เป็นที่ตั้งของกองบัญชาการศึกษา ซึ่งเป็นคนละหน่วยงาน

ตอบข้อ 2. ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขที่ประจำส่วนราชการของหน่วยงานเจ้าของเรื่อง ทับด้วยลำดับเลขที่หนังสือส่งของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ

ข้อ 3 วรรคท้ายกำหนดว่า ให้ใช้ชื่อและที่ตั้งของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ส่วนการออกเลขที่หนังสือให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขที่ประจำส่วนราชการของหน่วยงานเจ้าของเรื่อง ทับด้วยลำดับเลขที่หนังสือส่งของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ กล่าวคือหัวหนังสือเป็นของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ แต่เลขที่ยังบอกได้ว่าหน่วยใดเป็นเจ้าของเรื่อง

ตอบข้อ 2. ออกเลขที่สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติ และเก็บสำเนาไว้ที่สารบรรณกลางของสำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติ 1 ชุด

ข้อ 5.1 กำหนดให้ออกเลขที่หนังสือที่สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติ โดยให้หน่วยงานเจ้าของเรื่องนำหนังสือต้นฉบับ สำเนาคู่ฉบับ และสำเนามาออกเลขที่หนังสือ แล้วให้เก็บสำเนาไว้ที่สารบรรณกลางของสำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติ จำนวน 1 ชุด

ตอบข้อ 2. ออกเลขและเก็บต้นฉบับไว้ที่กองกฎหมาย สำนักงานกฎหมายและคดี

ข้อ 5.2 กำหนดให้ออกเลขที่คำสั่งที่กองกฎหมาย สำนักงานกฎหมายและคดี โดยให้หน่วยงานเจ้าของเรื่องนำคำสั่งต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับมาออกเลขที่คำสั่ง แล้วให้เก็บต้นฉบับไว้ที่กองกฎหมาย ส่วนสำเนาคู่ฉบับคืนให้หน่วยงานเจ้าของเรื่องดำเนินการต่อไป จุดที่ต้องจำคู่กันคือ "หนังสือ" ออกเลขที่สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติ แต่ "คำสั่ง" ออกเลขที่กองกฎหมาย และคำสั่งเป็นกรณีเดียวที่ต้นฉบับไม่ได้อยู่กับหน่วยงานเจ้าของเรื่อง

ตอบข้อ 1. ใช้คำว่า "สำเนาถูกต้อง" โดยข้าราชการตำรวจยศร้อยตำรวจตรีขึ้นไปของหน่วยงานเจ้าของเรื่อง

ข้อ 6 กำหนดให้ใช้คำว่า "สำเนาถูกต้อง" โดยให้ข้าราชการตำรวจยศร้อยตำรวจตรีขึ้นไปของหน่วยงานเจ้าของเรื่องลงชื่อรับรอง ระวังสับสนกับบทที่ 6 ข้อ 2 ซึ่งเป็นเรื่อง "การลงชื่อตรวจ" หนังสือราชการที่ทำในนามสำนักงานตำรวจแห่งชาติ อันนั้นใช้เกณฑ์ตำแหน่งสารวัตรขึ้นไป ไม่ใช่เกณฑ์ยศ

ตอบข้อ 2. วงเล็บชื่อตัว ชื่อสกุลตัวบรรจง ตำแหน่ง และวัน เดือน ปี ไว้ใต้ตำแหน่งที่ขอบล่างของหนังสือ

ข้อ 6 กำหนดให้ลงชื่อรับรองพร้อมทั้งวงเล็บชื่อตัว ชื่อสกุลตัวบรรจง ตำแหน่ง และวัน เดือน ปี ไว้ใต้ตำแหน่งที่ขอบล่างของหนังสือ คำว่า "ตัวบรรจง" เป็นรายละเอียดที่ข้อสอบชอบหยิบมาถาม เพราะเป็นข้อกำหนดเฉพาะที่เขียนไว้ในตัวบท

ตอบข้อ 2. เว้นแต่เรื่องที่มีระเบียบหรือคำสั่งกำหนดให้ปฏิบัติเป็นอย่างอื่น หรือเป็นกรณีเร่งด่วนหากล่าช้าอาจเกิดการเสียหายต่อทางราชการได้

ข้อ 1 ของบทที่ 4 วางหลักให้เสนอตามลำดับชั้นและตามสายการบังคับบัญชา โดยมีข้อยกเว้นสองกรณี คือ เรื่องที่มีระเบียบหรือคำสั่งกำหนดให้ปฏิบัติเป็นอย่างอื่น และกรณีเร่งด่วนหากล่าช้าอาจเกิดการเสียหายต่อทางราชการได้

ตอบข้อ 2. ลงชื่อให้สามารถอ่านออกได้ พร้อมหมายเลขโทรศัพท์ที่สามารถติดต่อได้ไว้เป็นหลักฐาน

ข้อ 2.1 กำหนดให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานเจ้าของเรื่องลงชื่อรับเรื่องคืน โดยการลงชื่อให้สามารถอ่านออกได้ พร้อมหมายเลขโทรศัพท์ที่สามารถติดต่อได้ไว้เป็นหลักฐาน เหตุผลตรงไปตรงมาคือถ้าลายเซ็นอ่านไม่ออกและไม่มีเบอร์ติดต่อ เมื่อเรื่องหายก็ตามหาผู้รับไม่ได้

ตอบข้อ 2. ต้องนำเรื่องมาลงทะเบียนหนังสือรับที่สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติซึ่งเป็นหน่วยงานสารบรรณกลางของสำนักงานตำรวจแห่งชาติก่อน

ข้อ 2.2 อนุญาตให้นำเสนอผู้บังคับบัญชาโดยตรงและรับผิดชอบติดตามจนผู้บังคับบัญชาสั่งการ แต่กำหนดเงื่อนไขไว้ว่า "ก่อนนำเสนอผู้บังคับบัญชา ให้หน่วยงานนั้นนำเรื่องมาลงทะเบียนหนังสือรับที่สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติซึ่งเป็นหน่วยงานสารบรรณกลางของสำนักงานตำรวจแห่งชาติก่อน" กล่าวคือกรณีพิเศษยกเว้นเฉพาะขั้นตอนการผ่านฝ่ายสารบรรณ แต่ไม่ยกเว้นการลงทะเบียนรับ เพื่อให้เรื่องยังมีร่องรอยตรวจสอบได้

ตอบข้อ 2. ให้ปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยการเสนอเรื่องและการประชุมคณะรัฐมนตรี และระเบียบว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการเสนอเรื่องต่อคณะรัฐมนตรี

ข้อ 4 กำหนดให้ปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยการเสนอเรื่องและการประชุมคณะรัฐมนตรี และระเบียบว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการเสนอเรื่องต่อคณะรัฐมนตรี ส่วนตัวเลือกแรกคือข้อ 3 ซึ่งใช้กับการเสนอหนังสือต่อนายกรัฐมนตรีหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย ให้ถือปฏิบัติตามข้อ 2 โดยอนุโลม

ตอบข้อ 2. ต้องมีการตรวจทานให้ถูกต้องกับต้นฉบับอย่างแท้จริง เพราะสำเนาชนิดนี้อาจผิดพลาดไปจากต้นฉบับได้ถ้าผู้จัดทำไม่ละเอียดรอบคอบถี่ถ้วน

ข้อ 1 ของบทที่ 6 กำหนดว่าการคัดสำเนาต้องคัดข้อความที่ปรากฏในเรื่องทุกอย่างทั้งหมดให้เป็นไปอย่างเดียวกันกับต้นฉบับทุกประการ ซึ่งกระทำโดยการถ่ายเอกสาร ถ้าจะใช้วิธีอื่น เช่น การคัดจากต้นฉบับ หรือลอกจากต้นฉบับ ซึ่งจะต้องมีการตรวจทานให้ถูกต้องกับต้นฉบับอย่างแท้จริง เพราะสำเนาชนิดนี้อาจผิดพลาดไปจากต้นฉบับได้ถ้าผู้จัดทำไม่มีความละเอียดรอบคอบถี่ถ้วน

ตอบข้อ 2. ตำแหน่งสารวัตรหรือเทียบเท่าขึ้นไป ลงไว้ที่มุมล่างด้านขวาของสำเนา

ข้อ 2 กำหนดให้ข้าราชการตำรวจตำแหน่งสารวัตรหรือผู้ดำรงตำแหน่งเทียบเท่าขึ้นไป ลงชื่อตรวจตามลำดับชั้นกำกับรับผิดชอบไว้ในสำเนาที่มุมล่างด้านขวาของหนังสือราชการฉบับนั้น เว้นแต่ถ้าเป็นเรื่องสำคัญต้องเสนอให้ผู้บัญชาการ ผู้ดำรงตำแหน่งเทียบเท่า หรือผู้บังคับการในสังกัดสำนักงานผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ แล้วแต่กรณี ลงชื่อตรวจ

ตอบข้อ 1. เป็นข้าราชการตำรวจยศร้อยตำรวจตรีขึ้นไป

บทที่ 6 ข้อ 3 แยกเกณฑ์ผู้รับรองสำเนาไว้สองแบบตามว่าหนังสือทำในนามใคร คือ ข้อ 3.1 ถ้าหนังสือหรือคำสั่งนั้นทำในนามของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ให้ข้าราชการตำรวจตำแหน่งสารวัตรหรือเทียบเท่าขึ้นไปเป็นผู้รับรองสำเนา แต่ข้อ 3.2 ถ้าทำในนามของผู้บัญชาการ ผู้บังคับการ ผู้กำกับการ สารวัตร หรือผู้ดำรงตำแหน่งเทียบเท่า ให้ข้าราชการตำรวจยศร้อยตำรวจตรีขึ้นไปเป็นผู้รับรองสำเนา สังเกตว่าเกณฑ์แรกใช้ "ตำแหน่ง" ส่วนเกณฑ์หลังใช้ "ยศ"

ตอบข้อ 2. ผู้บังคับการกองกฎหมาย หรือรองผู้บังคับการกองกฎหมายที่ได้รับมอบหมาย

ข้อ 3 ของบทที่ 6 กำหนดให้ผู้บังคับการกองกฎหมายหรือรองผู้บังคับการกองกฎหมายที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้ลงชื่อรับรองว่าเป็นสำเนาที่ถูกต้อง ทั้งนี้เอกสารกลุ่มนี้ได้แก่ สำเนาคำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว คำแนะนำ คำชี้แจง หรือแจ้งความ ที่มีต้นฉบับอยู่ที่กองกฎหมาย สำนักงานกฎหมายและคดี

ตอบข้อ 2. เป็นการรับรองเฉพาะครั้งแรกที่มีการสำเนาเอกสารนั้น ๆ เท่านั้น

ข้อ 3 ระบุชัดว่า การรับรองสำเนาดังกล่าวเป็นการรับรองเฉพาะครั้งแรกที่มีการสำเนาเอกสารนั้น ๆ เท่านั้น หมายความว่าหากหน่วยงานนำสำเนาที่ได้รับรองแล้วไปถ่ายต่ออีก การรับรองนั้นไม่ครอบคลุมถึงสำเนาชั้นถัดไป

ตอบข้อ 3. หน่วยงานเจ้าของเรื่อง ในการสำเนาส่งเองทุกเรื่องไป

ข้อ 4 ของบทที่ 6 กำหนดว่า การสำเนาเรื่องต่าง ๆ ของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ เพื่อส่งให้หน่วยงานต่าง ๆ เป็นหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานเจ้าของเรื่องในการสำเนาส่งเองทุกเรื่องไป หลักนี้สอดคล้องกับบทที่ 5 ข้อ 1.3 ที่ให้หน่วยงานเจ้าของเรื่องรับผิดชอบจัดทำหนังสือแจ้งเวียนและจัดส่งเอง

ตอบข้อ 2. ลงตำแหน่งของผู้ที่ลงนั้นว่าดำรงตำแหน่งใด ลงชื่อในฐานะใด และลงวัน เดือน ปี ไว้ใต้ตำแหน่งที่ขอบล่างของหนังสือ

ข้อ 3 วรรคท้ายกำหนดว่า การลงชื่อรับรองเอกสารดังกล่าวให้ลงตำแหน่งด้วย ถ้าลงชื่อรับรองแทนกันให้ลงตำแหน่งของผู้ที่ลงนั้นว่าดำรงตำแหน่งใด ลงชื่อในฐานะใด และลงวัน เดือน ปี ไว้ใต้ตำแหน่งที่ขอบล่างของหนังสือ เพื่อให้ตรวจสอบย้อนกลับได้ว่าใครเป็นผู้รับรองและรับรองในฐานะอะไร

ตอบข้อ 2. หน่วยงานที่เป็นเจ้าของเรื่องนั้นรับรองสำเนา

ข้อ 3 วรรคสองกำหนดข้อยกเว้นไว้ว่า ส่วนสำเนาคำสั่ง ข้อบังคับ ประกาศ แจ้งความ ซึ่งผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายได้ลงชื่อในฐานะเป็นเจ้าพนักงานผู้ปฏิบัติตามกฎหมายอื่นใด หรือกรณีอื่นใด ให้หน่วยงานที่เป็นเจ้าของเรื่องนั้นรับรองสำเนา เพราะต้นฉบับกรณีนี้ไม่ได้อยู่ที่กองกฎหมาย

ตอบข้อ 2. ให้พิมพ์หรือเขียนเป็นภาษาอังกฤษกำกับไว้ด้วย

ข้อ 4 ของบทที่ 3 กำหนดว่า การพิมพ์หรือเขียนชื่อบุคคล หน่วยงาน สถานที่ และอื่น ๆ ซึ่งมีชื่อเป็นภาษาอังกฤษ หากจะพิมพ์หรือเขียนเป็นภาษาไทย ก็ให้พิมพ์หรือเขียนเป็นภาษาอังกฤษกำกับไว้ด้วย หลักเดียวกับบทที่ 1 ข้อ 4 ที่ใช้กับชื่อคนต่างด้าว เหตุผลคือกันความเข้าใจผิดว่าเป็นคนละคนหรือคนละแห่ง

ตอบข้อ 2. ให้ชี้แจงแสดงเหตุผลพร้อมอ้างอิงตามกฎหมายหรือระเบียบเพื่อสนับสนุนความเห็นนั้น ๆ ไว้ด้วย

ข้อ 2.2 กำหนดให้เสนอตามลำดับชั้นสายการบังคับบัญชา และให้ผู้บังคับบัญชาตามลำดับชั้นมีความเห็นในเรื่องที่หารือนั้นโดยให้ถือปฏิบัติตามข้อ 2.1 หากผู้บังคับบัญชามีความเห็นแตกต่างไปจากที่หน่วยงานที่หารือมีความเห็น ก็ให้ชี้แจงแสดงเหตุผลพร้อมอ้างอิงตามกฎหมายหรือระเบียบเพื่อสนับสนุนความเห็นนั้น ๆ ไว้ด้วย

ตอบข้อ 2. ต้องไม่ยืดยาวเกินความจำเป็น ในขณะเดียวกันไม่ควรสั้นมากจนขาดความชัดเจน

ข้อ 1 วรรคท้ายกำหนดว่า การเสนอรายละเอียดในแต่ละหัวข้อจะต้องไม่ยืดยาวเกินความจำเป็น ในขณะเดียวกันไม่ควรสั้นมากจนขาดความชัดเจน รวมทั้งให้ชี้ประเด็นสำคัญของเรื่องและสรุปเสนอให้ถูกต้อง ชัดเจน เข้าใจง่าย และจะต้องมีข้อพิจารณาหรือข้อเสนอให้ผู้บังคับบัญชาวินิจฉัยสั่งการในกรณีเป็นเรื่องที่ต้องอนุญาต อนุมัติ หรือให้ความเห็นชอบ

ตอบข้อ 2. เป็นข้อยกเว้นจากหลักที่ให้ผู้ดำรงตำแหน่งสารวัตรหรือเทียบเท่าขึ้นไปลงชื่อตรวจ

ข้อ 2 วางหลักให้ผู้ดำรงตำแหน่งสารวัตรหรือเทียบเท่าขึ้นไปลงชื่อตรวจตามลำดับชั้นกำกับรับผิดชอบไว้ที่มุมล่างด้านขวา แล้วต่อด้วยคำว่า "เว้นแต่ถ้าเป็นเรื่องสำคัญต้องเสนอให้ผู้บัญชาการ หรือผู้ดำรงตำแหน่งเทียบเท่า ผู้บังคับการในสังกัดสำนักงานผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ หรือผู้ดำรงตำแหน่งเทียบเท่า แล้วแต่กรณี ลงชื่อตรวจหนังสือราชการฉบับนั้น" จึงเป็นข้อยกเว้นที่ยกระดับผู้ตรวจขึ้นตามความสำคัญของเรื่อง