แนวข้อสอบงานสารบรรณตำรวจและบันทึกข้อความ 29 ข้อ พร้อมเฉลย

ตอบข้อ 3. 4 วิธี

ข้อ 5 กำหนดว่าการสั่งการกระทำได้ 4 วิธี ได้แก่ 5.1 กระทำด้วยหนังสือ 5.2 กระทำด้วยวาจา 5.3 กระทำด้วยเครื่องมือสื่อสาร และ 5.4 กระทำด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ข้อสอบมักหลอกด้วยเลข 3 เพราะวิธีที่ 4 คือทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีที่เติมเข้ามาภายหลัง

ตอบข้อ 1. เรียน

ข้อ 3 ของบทที่ 2 กำหนดให้คำขึ้นต้นในบันทึกข้อความใช้คำว่า "เรียน" ข้อยกเว้นมีกรณีเดียวคือเมื่อผู้บังคับบัญชาสั่งการผู้ใต้บังคับบัญชา ซึ่งไม่ต้องมีคำว่า เรียน

ตอบข้อ 2. เริ่มตั้งแต่การจัดทำ จนถึงการทำลาย

ข้อ 1 นิยามไว้ว่า งานสารบรรณ หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย รวม 6 ขั้นตอนหลัก ซึ่งเป็นนิยามเดียวกับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ส่วนคำว่า คิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จำ ทำสำเนา ฯลฯ ที่ตามมาในวรรคเดียวกันนั้น เป็นการอธิบาย "ในทางปฏิบัติ" ไม่ใช่ตัวขอบเขตของนิยาม

ตอบข้อ 2. 3 ประเภท

ข้อ 2 ระบุว่าระเบียบของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ได้แก่ (2.1) ประมวลระเบียบการตำรวจเกี่ยวกับคดี (2.2) ประมวลระเบียบการตำรวจไม่เกี่ยวกับคดี และ (2.3) ระเบียบสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ที่ผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติได้กำหนดหรือสั่งการไว้เป็นระเบียบแบบแผน รวม 3 ประเภท

ตอบข้อ 1. ประมวลระเบียบการตำรวจเกี่ยวกับคดี

ข้อ 2.1 อธิบายว่าประมวลระเบียบการตำรวจเกี่ยวกับคดี เป็นระเบียบที่วางไว้เพื่อให้ข้าราชการตำรวจหรือพนักงานสอบสวนปฏิบัติเกี่ยวกับการใช้อำนาจ หรือการปฏิบัติหน้าที่ตามประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความอาญาหรือกฎหมายอื่น ส่วนข้อ 2.2 ประมวลระเบียบการตำรวจไม่เกี่ยวกับคดี เป็นระเบียบที่วางไว้ให้ข้าราชการตำรวจถือปฏิบัติทั่วไป งานสารบรรณจึงอยู่ในหมวดหลังนี้

ตอบข้อ 2. เป็นระเบียบที่ผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติได้วางไว้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายอื่น

ข้อ 2.3 ระบุว่าระเบียบสำนักงานตำรวจแห่งชาติ เป็นระเบียบที่ผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติได้วางไว้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายอื่น จึงต่างจากประมวลระเบียบการตำรวจทั้งสองประเภทตรงที่ต้องมีกฎหมายฉบับอื่นให้อำนาจไว้ ตัวลักษณะที่ 54 นี้เองก็ออกโดยอาศัยอำนาจตามมาตรา 11 แห่งพระราชบัญญัติตำรวจแห่งชาติ

ตอบข้อ 2. หนังสือราชการภายในสำนักงานตำรวจแห่งชาติให้ปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี และต้องปฏิบัติตามที่ลักษณะที่ 54 กำหนดเพิ่มด้วย

ข้อ 3 เขียนไว้ชัดว่า หนังสือราชการภายในที่ใช้หรือติดต่อกันภายในหน่วยงานสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ให้ปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม "และต้องปฏิบัติตามที่กำหนดไว้ดังนี้" ลักษณะที่ 54 จึงเป็นกฎที่เพิ่มเติมเข้ามา ไม่ใช่แทนที่ ข้อสังเกตคือบทที่ 3 บทที่ 5 และบทที่ 6 ก็ขึ้นต้นด้วยถ้อยคำทำนองเดียวกันทั้งหมด

ตอบข้อ 2. ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ

ข้อ 3.2 กำหนดให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ ไม่ได้ให้ไปใช้หมวดชั้นความลับของระเบียบงานสารบรรณ ข้อนี้สอดคล้องกับข้อ 6.2 ที่ให้หัวหน้าหน่วยงานแต่งตั้งนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ

ตอบข้อ 2. ให้มีหนังสือยืนยันตามไปโดยเร็วที่สุด เว้นแต่การสั่งการทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้ปฏิบัติตามวิธีการที่กำหนดไว้ในกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์

ข้อ 5 วรรคท้ายวางหลักว่าโดยปกติให้สั่งการด้วยหนังสือ แต่บางกรณีที่เป็นเรื่องสำคัญ เร่งด่วน จำเป็น อาจกระทำด้วยวาจา เครื่องมือสื่อสาร หรือวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ แล้วให้มีหนังสือยืนยันตามไปโดยเร็วที่สุด "เว้นแต่การสั่งการทางอิเล็กทรอนิกส์นั้น ได้ปฏิบัติตามวิธีการที่กำหนดไว้ในพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และที่แก้ไขเพิ่มเติม" เหตุผลคือเมื่อทำถูกตามกฎหมายธุรกรรมฯ แล้ว ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ย่อมมีผลผูกพันเท่าหนังสืออยู่ในตัว จึงไม่ต้องยืนยันซ้ำ

ตอบข้อ 2. เจ้าหน้าที่สารบรรณกลางของหน่วยงาน และเจ้าหน้าที่นายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับกับผู้ช่วยนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ

ข้อ 6 กำหนดสองอย่าง คือ 6.1 แต่งตั้งเจ้าหน้าที่สารบรรณกลางของหน่วยงาน และ 6.2 แต่งตั้งเจ้าหน้าที่นายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับและผู้ช่วยนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ ตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ สังเกตว่า 6.2 ต้องแต่งตั้งทั้งนายทะเบียนและผู้ช่วยนายทะเบียน ไม่ใช่แต่งตั้งเฉพาะนายทะเบียน

ตอบข้อ 2. วัน เดือน ปี ที่บันทึก

ข้อ 4 วรรคสองกำหนดว่า การลงชื่อในบันทึก ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ พิมพ์ชื่อตัว ชื่อสกุลของเจ้าของลายมือชื่อภายในวงเล็บไว้ใต้ลายมือชื่อ และให้ลงตำแหน่งของผู้บันทึก "ในกรณีที่ไม่ใช้กระดาษบันทึกข้อความ ให้ลงวัน เดือน ปี ที่บันทึกไว้ด้วย" เหตุผลคือกระดาษบันทึกข้อความมีช่องวันที่พิมพ์ไว้ให้อยู่แล้ว แต่กระดาษเปล่าไม่มี

ตอบข้อ 2. กำกับแต่ชื่อที่อ้างในครั้งแรกเท่านั้น ไม่ต้องกำกับทุกคราวที่อ้าง

ข้อ 4 วรรคท้ายกำหนดว่า ให้เขียนหรือพิมพ์แต่ชื่อที่อ้างในครั้งแรกเท่านั้น ไม่ต้องเขียนหรือพิมพ์กำกับทุกคราวที่อ้าง และหากคนต่างด้าวมีหนังสือเดินทาง ให้เขียนชื่อเป็นภาษาอังกฤษตามหนังสือเดินทาง ส่วนชื่อบริษัท ห้างร้าน ให้ใช้ตามเอกสารหนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลหรือเอกสารการจดทะเบียนการค้า เหตุผลของหลักนี้คือการใช้ตัวอักษรไทยเขียนชื่อต่างด้าวอาจทำให้เข้าใจผิดเป็นคนละคนหรือคนละแห่งได้

ตอบข้อ 1. 2 ขนาด คือ ขนาดใหญ่ (เอ 4) และขนาดเล็ก (เอ 5)

ข้อ 2 ของบทที่ 2 กำหนดว่าแบบบันทึกข้อความมี 2 ขนาด คือ ขนาดใหญ่ (เอ 4) และขนาดเล็ก (เอ 5) นี่เป็นกฎเฉพาะของสำนักงานตำรวจแห่งชาติที่เพิ่มเติมจากระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี

ตอบข้อ 2. ขนาดใหญ่ (เอ 4)

ข้อ 2 วรรคสองระบุว่า บันทึกขนาดใหญ่ใช้ในการบันทึกเสนอเรื่องที่มีข้อความยาว ซึ่งไม่สามารถบรรจุข้อความที่จะเสนอลงในบันทึกขนาดเล็กได้หมด ส่วนบันทึกขนาดเล็กให้ใช้ในการบันทึกเสนอเรื่องที่มีข้อความสั้น หลักการเลือกจึงดูที่ความยาวของข้อความ ไม่ใช่ความสำคัญหรือชั้นความเร็วของเรื่อง

ตอบข้อ 2. ระบุยศ ชื่อตัว ชื่อสกุล หรือตำแหน่ง หรือยศ ชื่อตัว ชื่อสกุล และตำแหน่ง ของผู้ใต้บังคับบัญชา

ข้อ 3 กำหนดทางเลือกไว้สามแบบ คือ ระบุยศ ชื่อตัว ชื่อสกุล หรือระบุตำแหน่ง หรือระบุยศ ชื่อตัว ชื่อสกุล และตำแหน่ง ของผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้สั่งเลือกได้ตามความเหมาะสม ไม่ได้บังคับให้ใช้แบบใดแบบหนึ่ง

ตอบข้อ 2. ใช้กระดาษที่ไม่ต้องมีตราครุฑ แต่ให้มีคุณภาพเช่นเดียวหรือใกล้เคียงกับแผ่นแรก

ข้อ 4 กำหนดว่า หากมีข้อความมากกว่า 1 หน้า หน้าต่อไปให้ใช้กระดาษไม่ต้องมีตราครุฑ แต่ให้มีคุณภาพเช่นเดียวหรือใกล้เคียงกับแผ่นแรก หลักนี้ตรงกับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีที่ให้ใช้ตราครุฑเฉพาะแผ่นแรกของหนังสือ นอกจากนี้ข้อ 4 ยังกำหนดว่าถ้าข้อความสั้นให้เขียน ถ้าข้อความยาวให้พิมพ์

ตอบข้อ 2. บันทึกความเห็นเสนอขึ้นมาใหม่ ห้ามใช้บันทึกเดิม

ข้อ 4 วางหลักเด็ดขาดว่า เมื่อผู้บังคับบัญชาได้มีคำสั่งปรากฏอยู่ในกระดาษบันทึกข้อความแล้ว ผู้รับคำสั่งจะมีความเห็นหรือคำสั่งอื่นใดอีกไม่ได้ หากจะขอแก้ไขในเรื่องนั้นประการใด ให้บันทึกความเห็นเสนอขึ้นมาใหม่ "ห้ามใช้บันทึกเดิม" เหตุผลคือเพื่อรักษาบันทึกที่มีคำสั่งแล้วไว้เป็นหลักฐานให้คงสภาพเดิม ไม่ให้มีการเขียนทับหรือแย้งลงในเอกสารฉบับที่สั่งการไปแล้ว

ตอบข้อ 2. ผู้ลงความเห็นทุกคนต้องบันทึกความเห็นตามลำดับตำแหน่งจนกว่าจะถึงที่สุด

ข้อ 4 กำหนดให้ลงความเห็นตามลำดับตำแหน่ง และถ้าเป็นเรื่องที่จะต้องเสนอต่อไป ผู้ลงความเห็นทุกคนจะต้องบันทึกความเห็นตามลำดับจนกว่าจะถึงที่สุด ส่วนผู้บังคับบัญชาที่มีอำนาจสั่งการในเรื่องนั้น จะสั่งการในตอนท้ายของกระดาษบันทึก หรือจะบันทึกสั่งการในช่องว่างของกระดาษบันทึกในหน้าแรกก็ได้

ตอบข้อ 2. ไว้ใต้ตำแหน่ง ทุกครั้ง

ข้อ 4 วรรคท้ายกำหนดว่า การลงชื่อ ให้วงเล็บชื่อตัว ชื่อสกุล ไว้ใต้ลายมือชื่อ และลงวัน เดือน ปี ไว้ใต้ตำแหน่งทุกครั้ง ลำดับจึงเป็น ลายมือชื่อ แล้ววงเล็บชื่อ แล้วตำแหน่ง แล้ววันที่ ระวังสับสนกับข้อ 4 ของบทที่ 1 ที่พูดถึงการลงชื่อในบันทึกกรณีไม่ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

ตอบข้อ 3. 3 ชุด ไปยังกองกฎหมาย สำนักงานกฎหมายและคดี

ข้อ 5.2 ของบทที่ 2 กำหนดให้เจ้าหน้าที่ของเรื่องนั้นส่งสำเนาบันทึกสั่งการ จำนวน 3 ชุด ไปยังกองกฎหมาย สำนักงานกฎหมายและคดี เพื่อรวบรวมไว้เป็นหลักฐานและดำเนินการในส่วนที่เกี่ยวข้อง จุดที่ต้องแยกให้ออกคือ การขอเลขที่หนังสือส่งตามข้อ 5.1 ทำที่สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติ แต่การส่งสำเนาบันทึกสั่งการที่เป็นระเบียบถาวรตามข้อ 5.2 ส่งไปกองกฎหมาย

ตอบข้อ 2. ตลอดปีปฏิทิน

ข้อ 5.4 กำหนดให้ออกเลขที่ตามลำดับของเรื่องตลอดปีปฏิทิน ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม โดยให้ปรากฏในสมุดออกเลขที่ไว้ด้วยว่าเป็นเรื่องของหน่วยงานใด วัน เดือน ปีใด เพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจค้นหาเรื่องต่อไป ข้อนี้เป็นกับดักคลาสสิก เพราะราชการไทยใช้ปีงบประมาณกับเรื่องการเงิน แต่เลขทะเบียนหนังสือใช้ปีปฏิทิน

ตอบข้อ 2. สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติ เพื่อออกเลขที่หนังสือส่งและลงทะเบียนคุมไว้

ข้อ 5.1 กำหนดให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานนั้นนำเรื่องไปให้สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติออกเลขที่หนังสือส่งและลงทะเบียนคุมไว้ แล้วรับเรื่องคืนเพื่อดำเนินการต่อไป สอดคล้องกับข้อ 5.3 ที่ให้เจ้าหน้าที่รับ-ส่งของสำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติจัดทำสมุดทะเบียนหนังสือส่งเพื่อเป็นสมุดออกเลขที่บันทึกสั่งการโดยเฉพาะ

ตอบข้อ 2. แจ้งว่าเป็นบันทึกลับหรือเรื่องลับ เป็นเรื่องของหน่วยงานใด จากใครถึงใคร วัน เดือน ปีใด

ข้อ 5.1 วรรคสองกำหนดให้ปฏิบัติในการขอเลขที่เช่นเดียวกับหนังสือราชการลับ กล่าวคือให้เจ้าหน้าที่แจ้งแก่เจ้าหน้าที่ผู้ออกเลขให้ทราบว่าเป็นบันทึกลับ หรือเป็นเรื่องลับ และเป็นเรื่องของหน่วยงานใด จากใครถึงใคร วัน เดือน ปีใด เป็นต้น หลักคือให้ข้อมูลเท่าที่จำเป็นแก่การลงทะเบียน โดยไม่ต้องเปิดเผยเนื้อหาของเรื่อง

ตอบข้อ 4. บันทึกข้อตกลงระหว่างประเทศ

ข้อ 1 ของบทที่ 2 ระบุประเภทบันทึกที่ต้องใช้กระดาษบันทึกข้อความไว้ ได้แก่ บันทึกข้อความเสนอผู้บังคับบัญชา บันทึกย่อเรื่อง บันทึกรายงานที่ตนได้ปฏิบัติมา บันทึกความเห็น บันทึกติดต่อ และบันทึกสั่งการ ทั้งหมดเป็นหนังสือราชการภายในสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ส่วนบันทึกข้อตกลงระหว่างประเทศเป็นเอกสารคนละประเภท ไม่อยู่ในบทนี้

ตอบข้อ 2. ถ้าสำนักงานตำรวจแห่งชาติได้กำหนดว่าให้ใช้คำย่ออย่างไร ก็ให้ใช้คำย่อตามนั้น

ข้อ 3.1 เขียนไว้ว่า ชื่อส่วนราชการ วัน เดือน ปี และข้อความที่ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม มิได้กำหนดไว้ ถ้าสำนักงานตำรวจแห่งชาติได้กำหนดว่าให้ใช้คำย่ออย่างไร ก็ให้ใช้คำย่อตามนั้น ข้อนี้เป็นฐานอำนาจให้บทที่ 8 ว่าด้วยการใช้คำย่อในราชการตำรวจ ใช้บังคับได้

ตอบข้อ 2. เพื่อสะดวกในการค้นหาได้ง่าย เนื่องจากบางเรื่องเป็นระเบียบที่หน่วยงานต่าง ๆ ต้องถือปฏิบัติเป็นเวลานาน

ข้อ 5 อธิบายเหตุผลไว้เองว่า บางเรื่องเป็นระเบียบที่หน่วยงานต่าง ๆ จะต้องถือปฏิบัติเป็นเวลานาน สมควรจะมีเลขที่ประจำบันทึกสั่งหรือการสั่งการนั้นไว้ในที่แห่งเดียวกัน เพื่อสะดวกในการค้นหาได้ง่าย จึงกำหนดการออกเลขที่การสั่งการในใบบันทึกหรือเรื่องต่าง ๆ ตามข้อ 5.1 ถึง 5.4

ตอบข้อ 2. ข้อความสั้นให้เขียน ข้อความยาวให้พิมพ์

ข้อ 4 กำหนดว่า การลงความเห็นของเจ้าหน้าที่ ตามปกติให้ใช้บันทึกฉบับเดียว ถ้าข้อความสั้นให้เขียน ถ้าข้อความยาวให้พิมพ์ เหตุผลเชิงปฏิบัติคือข้อความยาวที่เขียนด้วยลายมือมักอ่านยากและกินเนื้อที่ จึงให้พิมพ์แทน

ตอบข้อ 3. ในตอนท้ายของกระดาษบันทึก หรือในช่องว่างของกระดาษบันทึกในหน้าแรกก็ได้

ข้อ 4 ระบุว่าผู้บังคับบัญชาที่มีอำนาจสั่งการในเรื่องนั้น จะสั่งการในตอนท้ายของกระดาษบันทึก หรือจะบันทึกสั่งการในช่องว่างของกระดาษบันทึกในหน้าแรกก็ได้ จึงเป็นทางเลือกสองทาง ไม่ใช่บังคับตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง

ตอบข้อ 2. ลายมือชื่อ ชื่อตัวชื่อสกุลในวงเล็บใต้ลายมือชื่อ และตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ

ข้อ 4 วรรคแรกกำหนดว่า การลงชื่อในหนังสือราชการ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และพิมพ์ชื่อตัว ชื่อสกุล ของเจ้าของลายมือชื่อภายในวงเล็บไว้ใต้ลายมือชื่อ และให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ ครบสามส่วน ส่วนหมายเลขโทรศัพท์เป็นเรื่องของบทที่ 4 ที่ให้ระบุไว้ตอนลงชื่อรับเรื่องคืน ไม่ใช่ส่วนประกอบของการลงชื่อในหนังสือราชการ