แนวข้อสอบการรับและส่งหนังสือราชการ 21 ข้อ พร้อมเฉลย

ตอบข้อ 3. 2.5 เซนติเมตร x 5 เซนติเมตร

ข้อ 78 กำหนดว่าตรารับหนังสือ คือ ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือเพื่อลงเลขทะเบียนรับหนังสือ ตามแบบที่ 12 ท้ายระเบียบ มีลักษณะเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า ขนาด 2.5 เซนติเมตร x 5 เซนติเมตร มีชื่อส่วนราชการอยู่ตอนบน ตัวเลือกอื่นเป็นขนาดที่ระเบียบไม่ได้กำหนดไว้ ข้อสอบมักหลอกด้วยขนาดใกล้เคียงกัน ต้องจำให้แม่นว่าเป็น 2.5 x 5 เซนติเมตร

ตอบข้อ 2. มีสำเนาคู่ฉบับเก็บไว้ที่ต้นเรื่อง 1 ฉบับ และมีสำเนาเก็บไว้ที่หน่วยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับ

ข้อ 30 กำหนดว่าหนังสือที่จัดทำขึ้นโดยปกติให้มีสำเนาคู่ฉบับเก็บไว้ที่ต้นเรื่อง 1 ฉบับ และให้มีสำเนาเก็บไว้ที่หน่วยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับ จุดสำคัญคือเก็บสองแห่ง แห่งละ 1 ฉบับ ไม่ใช่กระจุกอยู่ที่เดียวหรือซ้ำที่ต้นเรื่อง 2 ฉบับ ส่วนการส่งให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติเป็นเรื่องของการเก็บรักษาและการส่งมอบหนังสือครบกำหนดอายุการเก็บ ไม่ใช่ขั้นตอนการทำสำเนาคู่ฉบับ

ตอบข้อ 2. เริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน

ข้อ 32 กำหนดให้เลขที่หนังสือเวียนซึ่งกำหนดขึ้นโดยเฉพาะนั้น เริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน แล้วจึงเริ่มนับ 1 ใหม่ในปีถัดไป ข้อสอบมักหลอกด้วยคำว่า "ปีงบประมาณ" ซึ่งสิ้นสุด 30 กันยายน แต่ระเบียบใช้ปีปฏิทินที่สิ้นสุด 31 ธันวาคม เช่นเดียวกับเลขทะเบียนหนังสือรับและหนังสือส่งที่เรียงติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทิน ส่วนการเรียงต่อเนื่องไม่เริ่มนับใหม่ หรือเรียงตามลำดับอักษรผู้รับ ไม่ใช่วิธีที่ระเบียบกำหนด

ตอบข้อ 1. เลขรับ วันที่ และเวลา

ตรารับหนังสือมีช่องให้กรอกเพียง 3 รายการ คือ เลขรับ (ลงเลขที่รับตามเลขที่รับในทะเบียน) วันที่ (วัน เดือน ปีที่รับหนังสือ) และเวลา (เวลาที่รับหนังสือ) ตัวเลือกอื่นผิดเพราะนำรายการของทะเบียนหนังสือรับ เช่น เรื่อง ชื่อผู้รับ หน่วยงานเจ้าของเรื่อง มาปนกับตรารับ ส่วนลายมือชื่อผู้บังคับบัญชาไม่ใช่รายการในตรารับหนังสือแต่อย่างใด

ตอบข้อ 4. มุมบนด้านขวาของหนังสือ

ข้อ 37 กำหนดให้ประทับตรารับหนังสือตามแบบที่ 12 ท้ายระเบียบ ไว้ที่มุมบนด้านขวาของหนังสือ แล้วกรอกเลขรับ วันที่ และเวลา ตัวเลือกอื่นเป็นตำแหน่งที่ระเบียบไม่ได้กำหนดไว้ จึงผิดทั้งหมด จุดที่ต้องจำคือ มุมบน + ด้านขวา ข้อสอบมักหลอกด้วยการสลับเป็นด้านซ้าย

ตอบข้อ 2. หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก

ระเบียบนิยาม "หนังสือรับ" ไว้ตรงตัวว่าคือหนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก ซึ่งเป็นคู่กับ "หนังสือส่ง" ที่หมายถึงหนังสือที่ส่งออกไปภายนอก ตัวเลือกแรกเป็นลักษณะของเอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐาน ตัวเลือกที่สามเป็นการรับหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ซึ่งระเบียบให้ปฏิบัติตามวิธีการรับหนังสือโดยอนุโลม ส่วนตัวเลือกสุดท้ายเป็นการสั่งการ ไม่ใช่คำนิยามของหนังสือรับ

ตอบข้อ 3. ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือเพื่อดำเนินการให้ถูกต้อง หรือบันทึกข้อบกพร่องไว้เป็นหลักฐาน

ระเบียบกำหนดว่าให้ผู้เปิดซองตรวจเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ เพื่อดำเนินการให้ถูกต้อง หรือบันทึกข้อบกพร่องไว้เป็นหลักฐานแล้วจึงดำเนินการเรื่องนั้นต่อไป การส่งคืนทันทีหรือหน่วงหนังสือไว้ไม่ลงทะเบียนรับจะทำให้ราชการเสียหายและขัดหลักการรับหนังสือ ส่วนการรอให้เจ้าของเรื่องทวงถามเองเป็นการละเลยหน้าที่ของผู้เปิดซอง

ตอบข้อ 1. เลขที่ในตรารับหนังสือ

ระเบียบกำหนดชัดว่าให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลำดับติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทิน และเลขทะเบียนของหนังสือรับจะต้องตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือ เพื่อให้ตรวจสอบย้อนกลับระหว่างตัวเอกสารกับทะเบียนได้ ตัวเลือกที่สองคือเลขที่หนังสือของผู้ส่งซึ่งลงในช่อง "ที่" คนละช่องกับเลขทะเบียนรับ ตัวเลือกที่สามและสี่เป็นเรื่องของงานส่งหนังสือ ไม่เกี่ยวกับการลงทะเบียนรับ

ตอบข้อ 4. ช่อง "การปฏิบัติ"

ระเบียบกำหนดให้จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดำเนินการ โดยให้ลงชื่อหน่วยงานที่รับหนังสือนั้นในช่อง "การปฏิบัติ" และถ้ามีชื่อบุคคลหรือตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการรับหนังสือให้ลงชื่อหรือตำแหน่งไว้ด้วย ช่อง "ถึง" ใช้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึงหรือชื่อส่วนราชการ ช่อง "เรื่อง" ใช้ลงชื่อเรื่องของหนังสือ ส่วนช่อง "หมายเหตุ" ใช้บันทึกข้อความอื่นใดถ้ามี

ตอบข้อ 3. ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจ

ข้อ 30 วรรคสองกำหนดว่าสำเนาคู่ฉบับให้ผู้ลงชื่อลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจ ลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อไว้ด้วย ทั้งสามคนนี้คือผู้รับผิดชอบในกระบวนการจัดทำหนังสือ จึงต้องลงชื่อกำกับเพื่อให้ตรวจสอบย้อนกลับได้ ตัวเลือกที่ใส่ผู้รับหนังสือ หัวหน้าหน่วยงานสารบรรณกลาง หรือผู้อำนวยการกอง ล้วนผิด เพราะระเบียบระบุไว้เฉพาะสามตำแหน่งข้างต้นเท่านั้น

ตอบข้อ 1. ข้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือ

ข้อ 30 วรรคสองกำหนดให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจ ลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อไว้ที่ข้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือ ตัวเลือกด้านซ้ายผิดเพราะสลับข้าง ส่วนมุมบนด้านขวาเป็นตำแหน่งที่ใช้ประทับตรารับหนังสือของหน่วยงานผู้รับ ไม่ใช่ที่ลงชื่อผู้จัดทำ และการลงต่อท้ายลายมือชื่อผู้ลงนามจะทำให้สับสนกับผู้มีอำนาจลงนามในหนังสือ

ตอบข้อ 4. เพิ่มรหัสตัวพยัญชนะ ว ไว้หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง

ข้อ 32 ระบุว่าหนังสือเวียนคือหนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมากโดยมีใจความอย่างเดียวกัน ให้เพิ่มรหัสตัวพยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ซึ่งกำหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ จึงเขียนในรูปแบบเช่น ที่ กษ 0201/ว 15 การเติม ว ต่อท้ายจึงผิดเพราะสลับตำแหน่ง ส่วนการใช้เลขทะเบียนรับหรือไม่ลงเลขทะเบียนส่งเลยขัดกับหลักการควบคุมหนังสือออก (หมายเหตุ ข้อ 32 ยังเปิดทางเลือกให้ใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกแทนก็ได้ แต่คำถามนี้ถามกรณีที่จะกำหนดเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ)

ตอบข้อ 3. ลงทั้งในต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ ให้ตรงกับเลขทะเบียนส่งและวัน เดือน ปี ในทะเบียนหนังสือส่ง

ข้อ 43.2 กำหนดให้ลงเลขที่และวัน เดือน ปี ในหนังสือที่จะส่งออกทั้งในต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ ให้ตรงกับเลขทะเบียนส่งและวัน เดือน ปี ในทะเบียนหนังสือส่ง เพื่อให้เอกสารทุกชุดและทะเบียนสอดคล้องกันทั้งระบบ การลงเพียงฉบับใดฉบับหนึ่งทำให้ตรวจสอบย้อนกลับไม่ได้ ส่วนตัวเลือกสุดท้ายผิดที่ยึดวันลงนามแทนวันเดือนปีในทะเบียนหนังสือส่ง ซึ่งอาจไม่ตรงกันและทำให้เลขที่กับวันที่คลาดเคลื่อน

ตอบข้อ 1. ให้ผู้รับลงชื่อรับในสมุดส่งหนังสือหรือใบรับ แล้วแต่กรณี ถ้าเป็นใบรับให้นำใบรับนั้นมาผนึกติดไว้ที่สำเนาคู่ฉบับ

ข้อ 46 วรรคสองกำหนดว่าการส่งหนังสือซึ่งมิใช่การส่งทางไปรษณีย์ เมื่อส่งหนังสือให้ผู้รับแล้ว ผู้ส่งต้องให้ผู้รับลงชื่อรับในสมุดส่งหนังสือหรือใบรับ แล้วแต่กรณี ถ้าเป็นใบรับให้นำใบรับนั้นมาผนึกติดไว้ที่สำเนาคู่ฉบับ เพื่อเก็บเป็นหลักฐานว่าหนังสือถึงผู้รับจริง การให้ผู้ส่งลงชื่อฝ่ายเดียวหรือไม่มีหลักฐานการรับเลย ทำให้ไม่มีพยานหลักฐานยืนยันการส่งมอบ ส่วนตรารับหนังสือใช้ประทับบนตัวหนังสือที่รับเข้ามา ไม่ใช่ประทับแทนลายมือชื่อในสมุดส่งหนังสือ

ตอบข้อ 2. ส่งคืนผู้ส่ง หรือส่งต่อไปยังหน่วยงานที่ถูกต้องแล้วแต่กรณี

หนังสือที่ไม่ใช่ของหน่วยงานตนไม่ควรลงทะเบียนรับ เพราะจะทำให้ทะเบียนคลาดเคลื่อน ให้ส่งคืนผู้ส่งหรือส่งต่อไปยังหน่วยงานที่ถูกต้องแล้วแต่กรณี เพื่อให้เรื่องถึงมือผู้รับผิดชอบโดยเร็วที่สุด

ตอบข้อ 2. ทะเบียนหนังสือรับบันทึกหนังสือที่หน่วยงานได้รับเข้ามา ส่วนทะเบียนหนังสือส่งบันทึกหนังสือที่หน่วยงานออกไป

ทะเบียนหนังสือรับบันทึกหนังสือที่หน่วยงานได้รับเข้ามาจากภายนอกหรือหน่วยงานอื่น ส่วนทะเบียนหนังสือส่งบันทึกหนังสือที่หน่วยงานจัดทำและส่งออกไป การแยกสองทะเบียนทำให้ตรวจสอบเส้นทางของเรื่องได้ทั้งขาเข้าและขาออก

ตอบข้อ 2. เพื่อให้ทราบว่าผู้ใดรับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน และตรวจสอบย้อนกลับได้เมื่อพบข้อผิดพลาด

ลายมือชื่อย่อของผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจ ทำให้รู้ว่าใครรับผิดชอบขั้นตอนใด เมื่อพบข้อผิดพลาดในภายหลังจึงตรวจสอบย้อนกลับและแก้ไขที่ต้นเหตุได้ ทั้งนี้ผลสมบูรณ์ของหนังสือมาจากการลงนามของผู้มีอำนาจ ไม่ใช่จากลายมือชื่อย่อเหล่านี้

ตอบข้อ 2. บันทึกข้อเท็จจริงไว้เป็นหลักฐาน และแจ้งหน่วยงานผู้ส่งให้ทราบเพื่อจัดส่งส่วนที่ขาดมาเพิ่ม

ต้องบันทึกข้อเท็จจริงไว้เป็นหลักฐานว่าได้รับไม่ครบ แล้วแจ้งผู้ส่งให้จัดส่งส่วนที่ขาดมาเพิ่ม เพื่อให้เรื่องเดินต่อได้และมีหลักฐานว่าความไม่ครบเกิดขึ้นก่อนถึงมือหน่วยงานตน ไม่ใช่ความบกพร่องของผู้รับ

ตอบข้อ 2. เมื่อขึ้นปีปฏิทินใหม่

การลงทะเบียนหนังสือรับและหนังสือส่งเริ่มเลข 1 ใหม่เมื่อขึ้นปีปฏิทินใหม่ ไม่ใช่ปีงบประมาณ จุดนี้ต่างจากงานงบประมาณและงานพัสดุที่ยึดปีงบประมาณ จึงเป็นข้อที่ข้อสอบชอบนำมาหลอก

ตอบข้อ 2. เป็นหนังสือเวียนที่ส่งถึงผู้รับจำนวนมากในเรื่องเดียวกัน

อักษร "ว" ใช้กำกับหนังสือเวียน คือหนังสือที่มีถึงผู้รับจำนวนมากในเรื่องเดียวกัน โดยเพิ่มไว้หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง เพื่อให้แยกออกจากหนังสือปกติได้ทันทีทั้งตอนออกเลขและตอนค้นหาย้อนหลัง

ตอบข้อ 2. เพื่อให้เห็นได้ชัดเจนทันทีว่าหนังสือฉบับนั้นรับไว้เมื่อใดและเลขรับเท่าใด โดยไม่บดบังเนื้อหา

ตำแหน่งมุมบนขวาเป็นจุดที่เห็นได้ทันทีเมื่อหยิบเอกสารขึ้นมา ทำให้รู้เลขรับและวันที่รับโดยไม่ต้องพลิกหา และเป็นตำแหน่งที่ไม่ทับเนื้อหาสำคัญของหนังสือ การกำหนดตำแหน่งให้เหมือนกันทุกหน่วยงานยังช่วยให้ค้นหาข้ามหน่วยงานได้ง่าย