คลังแนวข้อสอบกระดานอันดับ

แนวข้อสอบการเก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือ 21 ข้อ พร้อมเฉลย

ในคลัง 21 ข้อวิชาระเบียบงานสารบรรณนายสิบตำรวจ (สายอำนวยการ)

หน้านี้รวมแนวข้อสอบหัวข้อการเก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือ จำนวน 21 ข้อ พร้อมเฉลยและคำอธิบายว่าทำไมตัวเลือกนั้นถึงถูก ทุกข้อจัดทำขึ้นใหม่ตามผังการออกข้อสอบ ไม่ใช่ข้อสอบเก่าของหน่วยงานใด อ่านฟรีทั้งหมดโดยไม่ต้องสมัครสมาชิก

ข้อสอบการเก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือ พร้อมเฉลย ครบทั้ง 21 ข้อ

ข้อ 1

ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 การเก็บหนังสือแบ่งออกเป็นกี่ประเภท

  1. 1.2 ประเภท
  2. 2.3 ประเภท
  3. 3.4 ประเภท
  4. 4.5 ประเภท
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 2. 3 ประเภท

ระเบียบกำหนดให้การเก็บหนังสือแบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว และการเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ จึงตอบ 3 ประเภท ส่วนตัวเลือก 2, 4 และ 5 ประเภท เป็นตัวเลขที่ระเบียบไม่ได้กำหนดไว้ มักเกิดจากการนับรวมเรื่องการฝากเก็บที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติหรือการส่งมอบหนังสือครบ 20 ปีเข้าไปด้วย ซึ่งเป็นคนละเรื่องกับการแบ่งประเภทการเก็บ

ข้อ 2

นางสาวอรวรรณ เจ้าของเรื่อง กำลังดำเนินการเรื่องขออนุมัติจัดซื้อครุภัณฑ์ซึ่งยังปฏิบัติไม่เสร็จ ต้องรอผลการพิจารณาอีกหลายขั้นตอน การเก็บหนังสือเรื่องนี้จัดเป็นการเก็บแบบใด และอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ใด

  1. 1.การเก็บระหว่างปฏิบัติ อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าของเรื่อง
  2. 2.การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว อยู่ในความรับผิดชอบของหน่วยเก็บ
  3. 3.การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ อยู่ในความรับผิดชอบของหัวหน้าส่วนราชการ
  4. 4.การฝากเก็บ อยู่ในความรับผิดชอบของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 1. การเก็บระหว่างปฏิบัติ อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าของเรื่อง

การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จ ให้อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าของเรื่อง โดยกำหนดวิธีการเก็บให้เหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน กรณีนี้เรื่องยังไม่เสร็จจึงตรงกับการเก็บระหว่างปฏิบัติ ตัวเลือกที่ 2 ผิดเพราะการเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้วใช้กับหนังสือที่เสร็จเรียบร้อยและไม่มีอะไรต้องปฏิบัติต่อไปอีก ตัวเลือกที่ 3 ผิดเพราะการเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบใช้กับหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จแล้วแต่ต้องใช้ตรวจสอบเป็นประจำ ตัวเลือกที่ 4 ผิดเพราะการฝากเก็บเป็นเรื่องหนังสือที่ยังไม่ถึงกำหนดทำลายแต่ส่วนราชการประสงค์จะฝากไว้ และหนังสือที่ฝากเก็บยังถือว่าเป็นหนังสือของส่วนราชการผู้ฝาก

ข้อ 3

งานการเงินมีหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่ยังจำเป็นต้องหยิบมาใช้ตรวจสอบเป็นประจำ หากส่งไปเก็บที่หน่วยเก็บของส่วนราชการจะไม่สะดวกในการใช้งาน ระเบียบงานสารบรรณกำหนดให้ปฏิบัติอย่างไร

  1. 1.ให้ส่งไปเก็บที่หน่วยเก็บตามปกติ แล้วขอยืมกลับมาใช้เป็นครั้งคราว
  2. 2.ให้ส่งไปฝากเก็บไว้ที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
  3. 3.ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ โดยจะแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ขึ้นรับผิดชอบก็ได้
  4. 4.ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมสั่งขยายเวลาการเก็บออกไปก่อน
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 3. ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ โดยจะแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ขึ้นรับผิดชอบก็ได้

กรณีนี้เป็นการเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ ซึ่งระเบียบให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ โดยจะแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ขึ้นรับผิดชอบก็ได้ และเมื่อหมดความจำเป็นที่จะต้องใช้ตรวจสอบแล้ว จึงจัดส่งไปยังหน่วยเก็บของส่วนราชการโดยอนุโลมตามวิธีการเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว ตัวเลือกที่ 1 ผิดเพราะระเบียบเปิดทางให้เก็บเป็นเอกเทศได้ ไม่ต้องส่งไปแล้วยืมกลับ ตัวเลือกที่ 2 ผิดเพราะการฝากเก็บที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติใช้กับหนังสือสำคัญที่ยังไม่ถึงกำหนดทำลาย ตัวเลือกที่ 4 ผิดเพราะการขยายเวลาการเก็บเป็นขั้นตอนในกระบวนการพิจารณาทำลายหนังสือ ไม่เกี่ยวกับกรณีนี้

ข้อ 4

อายุการเก็บหนังสือราชการโดยปกติ ระเบียบงานสารบรรณกำหนดให้เก็บไว้เป็นระยะเวลาเท่าใด

  1. 1.ไม่น้อยกว่า 1 ปี
  2. 2.ไม่น้อยกว่า 5 ปี
  3. 3.ไม่น้อยกว่า 20 ปี
  4. 4.ไม่น้อยกว่า 10 ปี
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 4. ไม่น้อยกว่า 10 ปี

ระเบียบกำหนดว่าอายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่หนังสือบางประเภทที่กำหนดไว้เป็นการเฉพาะ ตัวเลือก 1 ปี เป็นอายุการเก็บของหนังสือเรื่องธรรมดาสามัญที่ไม่มีความสำคัญ ตัวเลือก 5 ปี เป็นอายุการเก็บของคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องค้นได้จากที่อื่นและหนังสือทางการเงินบางกรณี ส่วน 20 ปี ไม่ใช่อายุการเก็บ แต่เป็นเกณฑ์อายุหนังสือที่ต้องส่งมอบให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร

ข้อ 5

หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำคัญ และเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำ เมื่อดำเนินการแล้วเสร็จ ระเบียบงานสารบรรณกำหนดให้เก็บไว้เป็นเวลาเท่าใด

  1. 1.ไม่น้อยกว่า 1 ปี
  2. 2.ไม่น้อยกว่า 3 ปี
  3. 3.ไม่น้อยกว่า 5 ปี
  4. 4.ไม่น้อยกว่า 10 ปี
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 1. ไม่น้อยกว่า 1 ปี

ระเบียบกำหนดข้อยกเว้นไว้ว่า หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำคัญ และเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำ เมื่อดำเนินการแล้วเสร็จ ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี ตัวเลือก 3 ปี ไม่ปรากฏเป็นอายุการเก็บในระเบียบเลย ตัวเลือก 5 ปี เป็นอายุการเก็บของคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องค้นได้จากที่อื่น ส่วน 10 ปี เป็นอายุการเก็บโดยปกติทั่วไป ซึ่งกรณีนี้ได้รับยกเว้นไว้แล้ว

ข้อ 6

หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่น ระเบียบงานสารบรรณกำหนดให้เก็บไว้เป็นเวลาเท่าใด

  1. 1.ไม่น้อยกว่า 1 ปี
  2. 2.ไม่น้อยกว่า 5 ปี
  3. 3.ไม่น้อยกว่า 10 ปี
  4. 4.ไม่น้อยกว่า 20 ปี
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 2. ไม่น้อยกว่า 5 ปี

ระเบียบกำหนดให้หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้วและเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่น เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี เพราะต้นเรื่องยังคงอยู่ที่อื่นจึงไม่จำเป็นต้องเก็บนานเท่าปกติ ตัวเลือก 1 ปี ใช้กับหนังสือเรื่องธรรมดาสามัญที่ไม่มีความสำคัญ ตัวเลือก 10 ปี เป็นอายุการเก็บโดยปกติซึ่งกรณีนี้ได้รับยกเว้น ส่วน 20 ปี เป็นเกณฑ์อายุหนังสือที่ต้องส่งมอบให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ไม่ใช่อายุการเก็บของคู่สำเนา

ข้อ 7

เจ้าหน้าที่หน่วยเก็บได้รับหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จแล้วมาจากเจ้าของเรื่อง และต้องประทับตรากำหนดเก็บหนังสือ ข้อใดกล่าวถูกต้องตามระเบียบงานสารบรรณ

  1. 1.ประทับที่มุมบนด้านขวาของแผ่นแรก คำว่า ห้ามทำลาย ใช้หมึกสีน้ำเงิน
  2. 2.ประทับที่มุมล่างด้านซ้ายของแผ่นสุดท้าย คำว่า เก็บถึง พ.ศ. .... ใช้หมึกสีแดง
  3. 3.ประทับที่มุมล่างด้านขวาของแผ่นแรก คำว่า ห้ามทำลาย ใช้หมึกสีแดง และคำว่า เก็บถึง พ.ศ. .... ใช้หมึกสีน้ำเงิน
  4. 4.ประทับที่กึ่งกลางด้านบนของแผ่นแรก โดยใช้หมึกสีดำทั้งสองกรณี
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 3. ประทับที่มุมล่างด้านขวาของแผ่นแรก คำว่า ห้ามทำลาย ใช้หมึกสีแดง และคำว่า เก็บถึง พ.ศ. .... ใช้หมึกสีน้ำเงิน

ระเบียบกำหนดให้ประทับตรากำหนดเก็บหนังสือไว้ที่มุมล่างด้านขวาของกระดาษแผ่นแรกของหนังสือฉบับนั้น พร้อมลงลายมือชื่อย่อกำกับตรา โดยหนังสือที่ต้องเก็บไว้ตลอดไปให้ประทับตราคำว่า ห้ามทำลาย ด้วยหมึกสีแดง ส่วนหนังสือที่เก็บโดยมีกำหนดเวลาให้ประทับตราคำว่า เก็บถึง พ.ศ. .... ด้วยหมึกสีน้ำเงิน ตัวเลือกอื่นผิดทั้งตำแหน่งที่ประทับและสีหมึก โดยเฉพาะการสลับสีแดงกับสีน้ำเงิน และการใช้หมึกสีดำซึ่งระเบียบไม่ได้กำหนดไว้

ข้อ 8

ทุกปีปฏิทิน ส่วนราชการต้องจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ 20 ปี นับจากวันที่ได้จัดทำขึ้น พร้อมบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี ให้แก่หน่วยงานใด และภายในกำหนดเวลาใด

  1. 1.สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี ภายในวันที่ 31 ธันวาคมของปีนั้น
  2. 2.สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน ภายในวันที่ 30 มิถุนายนของปีถัดไป
  3. 3.สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ภายใน 60 วันนับแต่วันสิ้นปีปฏิทิน
  4. 4.สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ภายในวันที่ 31 มกราคมของปีถัดไป
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 4. สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ภายในวันที่ 31 มกราคมของปีถัดไป

ระเบียบกำหนดให้ทุกปีปฏิทิน ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ 20 ปี นับจากวันที่ได้จัดทำขึ้น พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี ให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ภายในวันที่ 31 มกราคมของปีถัดไป ตัวเลือกที่ 1 และ 2 ผิดทั้งหน่วยงานผู้รับและกำหนดเวลา ส่วนตัวเลือกที่ 3 แม้ระบุหน่วยงานถูก แต่กำหนดเวลา 60 วันหลังสิ้นปีปฏิทินเป็นกรอบเวลาของการสำรวจหนังสือที่ครบกำหนดอายุการเก็บเพื่อขอทำลาย ไม่ใช่การส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี

ข้อ 9

กรมหนึ่งมีหนังสือขอยืมเอกสารที่ส่งเก็บแล้วจากอีกกรมหนึ่ง ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นบุคคลระดับใด

  1. 1.หัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
  2. 2.หัวหน้าส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
  3. 3.หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเท่านั้น ไม่อาจมอบหมายได้
  4. 4.เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือของแต่ละฝ่าย
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 1. หัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย

การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย ตัวเลือกที่ 2 ผิดเพราะระดับแผนกขึ้นไปใช้กับการยืมภายในส่วนราชการเดียวกัน ตัวเลือกที่ 3 ผิดเพราะระเบียบเปิดให้ผู้ที่ได้รับมอบหมายดำเนินการแทนได้ และไม่ได้กำหนดสูงถึงระดับกรม ตัวเลือกที่ 4 ผิดเพราะเจ้าหน้าที่เก็บมีหน้าที่รับหลักฐานการยืมและควบคุมการติดตามทวงถาม ไม่ใช่ผู้ยืมหรือผู้อนุญาต

ข้อ 10

นักวิจัยจากมหาวิทยาลัยแห่งหนึ่งซึ่งเป็นบุคคลภายนอก ขอยืมแฟ้มหนังสือราชการที่ส่วนราชการเก็บไว้ออกไปใช้ประกอบงานวิจัย เจ้าหน้าที่ควรดำเนินการอย่างไรจึงถูกต้องตามระเบียบ

  1. 1.ให้ยืมได้ หากหัวหน้าส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไปอนุญาต
  2. 2.ให้ยืมได้ หากผู้ยืมแจ้งวัตถุประสงค์และมอบหลักฐานการยืมไว้
  3. 3.ให้ยืมไม่ได้ แต่อาจให้ดูหรือคัดลอกได้ โดยต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายก่อน
  4. 4.ให้ยืมไม่ได้ในทุกกรณี และห้ามให้ดูหรือคัดลอกโดยเด็ดขาด
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 3. ให้ยืมไม่ได้ แต่อาจให้ดูหรือคัดลอกได้ โดยต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายก่อน

ระเบียบกำหนดว่าการให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทำมิได้ เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือ ซึ่งต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายก่อน ตัวเลือกที่ 1 และ 2 ผิดเพราะการยืมออกไปโดยบุคคลภายนอกทำไม่ได้ ไม่ว่าจะมีหลักฐานหรือคำอนุญาตจากระดับแผนกก็ตาม ส่วนตัวเลือกที่ 4 เข้มงวดเกินกว่าระเบียบ เพราะยังมีข้อยกเว้นให้ดูหรือคัดลอกได้เมื่อได้รับอนุญาต

ข้อ 11

เมื่อมีผู้มายืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้วและมอบหลักฐานการยืมพร้อมลงชื่อในบัตรยืมหนังสือเรียบร้อย เจ้าหน้าที่เก็บต้องปฏิบัติต่อบัตรยืมหนังสือนั้นอย่างไร

  1. 1.ส่งบัตรยืมหนังสือไปให้ผู้ยืมเก็บไว้เป็นหลักฐานประกอบการคืน
  2. 2.แนบบัตรยืมหนังสือไปกับหนังสือที่ให้ยืม เพื่อให้ทราบกำหนดส่งคืน
  3. 3.เก็บบัตรยืมหนังสือรวมไว้กับหลักฐานการยืม เรียงตามชื่อผู้ยืม
  4. 4.เก็บบัตรยืมหนังสือไว้แทนที่หนังสือที่ถูกยืมไป
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 4. เก็บบัตรยืมหนังสือไว้แทนที่หนังสือที่ถูกยืมไป

ระเบียบกำหนดว่าเมื่อผู้ยืมมอบหลักฐานการยืมและลงชื่อรับเรื่องที่ยืมไว้ในบัตรยืมหนังสือแล้ว ให้เจ้าหน้าที่เก็บนำบัตรยืมหนังสือนั้นเก็บไว้แทนที่หนังสือที่ถูกยืมไป เพื่อให้ทราบว่าหนังสือถูกยืมไปที่ใด ส่วนหลักฐานการยืมนั้นให้เจ้าหน้าที่เก็บรวบรวมเรียงลำดับวัน เดือน ปี ไว้เพื่อติดตามทวงถาม ตัวเลือกที่ 1 และ 2 ผิดเพราะบัตรยืมต้องอยู่ที่หน่วยเก็บ ไม่ใช่ติดตามหนังสือไปกับผู้ยืม ตัวเลือกที่ 3 ผิดเพราะการเรียงลำดับเพื่อติดตามทวงถามเป็นการปฏิบัติต่อหลักฐานการยืมและเรียงตามวัน เดือน ปี ไม่ใช่ตามชื่อผู้ยืม

ข้อ 12

ระเบียบงานสารบรรณกำหนดให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือสำรวจหนังสือที่ครบกำหนดอายุการเก็บในปีนั้น แล้วจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลาย ภายในระยะเวลาใด

  1. 1.ภายใน 60 วันหลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน
  2. 2.ภายใน 30 วันหลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน
  3. 3.ภายใน 90 วันหลังจากวันสิ้นปีงบประมาณ
  4. 4.ภายในวันที่ 31 มกราคมของปีถัดไป
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 1. ภายใน 60 วันหลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน

ระเบียบกำหนดว่า ภายใน 60 วันหลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือสำรวจหนังสือที่ครบกำหนดอายุการเก็บในปีนั้น ไม่ว่าจะเก็บไว้เองหรือฝากเก็บไว้ แล้วจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม ตัวเลือก 30 วัน ไม่ปรากฏในระเบียบ ตัวเลือก 90 วันหลังสิ้นปีงบประมาณผิดทั้งจำนวนวันและจุดตั้งต้น เพราะระเบียบใช้ปีปฏิทินไม่ใช่ปีงบประมาณ ส่วนวันที่ 31 มกราคมของปีถัดไปเป็นกำหนดส่งมอบหนังสือครบ 20 ปีให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ไม่ใช่กำหนดสำรวจเพื่อขอทำลาย

ข้อ 13

ข้อใดกล่าวถูกต้องเกี่ยวกับคณะกรรมการทำลายหนังสือ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ

  1. 1.หัวหน้าส่วนราชการระดับกองเป็นผู้แต่งตั้ง ประกอบด้วยประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสามคน
  2. 2.หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเป็นผู้แต่งตั้ง ประกอบด้วยประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน
  3. 3.ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีเป็นผู้แต่งตั้ง ประกอบด้วยประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน
  4. 4.อธิบดีกรมศิลปากรเป็นผู้แต่งตั้ง ประกอบด้วยประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสี่คน
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 2. หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเป็นผู้แต่งตั้ง ประกอบด้วยประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน

ระเบียบกำหนดให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ ประกอบด้วยประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน โดยปกติแต่งตั้งจากข้าราชการพลเรือนหรือพนักงานส่วนท้องถิ่น ประเภทวิชาการ ระดับปฏิบัติการ หรือประเภททั่วไป ระดับชำนาญงานขึ้นไป หรือเจ้าหน้าที่ของรัฐอื่นที่เทียบเท่า และมติของคณะกรรมการให้ถือเสียงข้างมาก ตัวเลือกที่ 1, 3 และ 4 ผิดที่ตัวผู้มีอำนาจแต่งตั้ง เพราะผู้แต่งตั้งไม่ใช่หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี หรืออธิบดีกรมศิลปากร นอกจากนี้ตัวเลือกที่ 1 และ 4 ยังผิดที่จำนวนกรรมการขั้นต่ำอีกด้วย

ข้อ 14

ส่วนราชการแห่งหนึ่งส่งบัญชีหนังสือขอทำลายไปให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณาแล้ว แต่ผ่านไปเกินกำหนดเวลาโดยไม่ได้รับแจ้งผลอย่างใดกลับมา ระเบียบงานสารบรรณกำหนดผลไว้อย่างไร

  1. 1.ให้ถือว่าไม่เห็นชอบ ส่วนราชการต้องเก็บหนังสือไว้จนถึงการทำลายงวดต่อไป
  2. 2.ให้ส่วนราชการมีหนังสือทวงถามอีกครั้ง และรอผลจนกว่าจะได้รับแจ้ง
  3. 3.หากไม่แจ้งภายใน 60 วันนับแต่วันที่ส่วนราชการส่งเรื่องไป ให้ถือว่าเห็นชอบแล้ว และให้ทำลายหนังสือได้
  4. 4.หากไม่แจ้งภายใน 30 วันนับแต่วันที่ส่วนราชการส่งเรื่องไป ให้ถือว่าเห็นชอบแล้ว และให้ทำลายหนังสือได้
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 3. หากไม่แจ้งภายใน 60 วันนับแต่วันที่ส่วนราชการส่งเรื่องไป ให้ถือว่าเห็นชอบแล้ว และให้ทำลายหนังสือได้

ระเบียบกำหนดว่าหากสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ไม่แจ้งให้ทราบอย่างใดภายในกำหนดเวลา 60 วัน นับแต่วันที่ส่วนราชการนั้นได้ส่งเรื่องไป ให้ถือว่าได้ให้ความเห็นชอบแล้ว และให้ส่วนราชการทำลายหนังสือได้ ตัวเลือกที่ 1 ผิดเพราะการนิ่งเฉยถือเป็นการเห็นชอบ ไม่ใช่ไม่เห็นชอบ ตัวเลือกที่ 2 ผิดเพราะไม่ต้องรอต่อไปเมื่อครบกำหนดแล้ว ส่วนตัวเลือกที่ 4 ผิดที่จำนวนวัน เพราะระเบียบกำหนดไว้ 60 วัน ไม่ใช่ 30 วัน

ข้อ 15

บัตรยืมหนังสือมีไว้เพื่อวัตถุประสงค์ใด

  1. 1.ใช้แทนตัวหนังสือที่ถูกยืมออกไป เพื่อให้ทราบว่าใครยืม เมื่อใด และต้องส่งคืนเมื่อใด
  2. 2.ใช้บันทึกจำนวนหนังสือทั้งหมดในแฟ้ม
  3. 3.ใช้แทนตรารับหนังสือในกรณีเร่งด่วน
  4. 4.ใช้เป็นหลักฐานการทำลายหนังสือ
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 1. ใช้แทนตัวหนังสือที่ถูกยืมออกไป เพื่อให้ทราบว่าใครยืม เมื่อใด และต้องส่งคืนเมื่อใด

บัตรยืมหนังสือถูกวางไว้แทนที่หนังสือที่ถูกยืมออกไป ทำให้ผู้ที่มาค้นหาภายหลังรู้ทันทีว่าเรื่องนั้นอยู่กับใคร ยืมไปเมื่อใด และกำหนดส่งคืนเมื่อใด เป็นกลไกง่าย ๆ ที่ป้องกันเอกสารสูญหายได้ผลมาก

ข้อ 16

หนังสือราชการประเภทใดที่ระเบียบงานสารบรรณกำหนดให้เก็บรักษาไว้ตลอดไป

  1. 1.หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญที่เกิดขึ้นเป็นประจำ
  2. 2.หนังสือที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถิติหลักฐาน หรือเรื่องที่ต้องใช้สำหรับศึกษาค้นคว้า
  3. 3.คู่สำเนาที่มีต้นเรื่องค้นได้จากที่อื่น
  4. 4.หนังสือเวียนที่แจ้งแนวปฏิบัติทั่วไป
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 2. หนังสือที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถิติหลักฐาน หรือเรื่องที่ต้องใช้สำหรับศึกษาค้นคว้า

หนังสือที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถิติหลักฐาน หรือเรื่องที่ต้องใช้สำหรับศึกษาค้นคว้า ให้เก็บไว้ตลอดไป เพราะมีคุณค่าเกินกว่าประโยชน์ในการปฏิบัติราชการเฉพาะหน้า ต่างจากหนังสือธรรมดาสามัญที่เก็บไว้ไม่น้อยกว่าหนึ่งปี

ข้อ 17

เหตุใดระเบียบจึงกำหนดให้ส่งหนังสือที่มีอายุครบตามกำหนดไปยังสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

  1. 1.เพื่อให้ส่วนราชการมีพื้นที่จัดเก็บว่างลง
  2. 2.เพื่อให้เอกสารที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ได้รับการเก็บรักษาอย่างถูกวิธีและใช้ศึกษาค้นคว้าได้
  3. 3.เพื่อให้หน่วยงานพ้นความรับผิดชอบต่อเอกสารนั้น
  4. 4.เพื่อรอการทำลายโดยหน่วยงานกลาง
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 2. เพื่อให้เอกสารที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ได้รับการเก็บรักษาอย่างถูกวิธีและใช้ศึกษาค้นคว้าได้

เอกสารราชการที่ผ่านกาลเวลามาระยะหนึ่งอาจมีคุณค่าทางประวัติศาสตร์เกินกว่าประโยชน์ในการปฏิบัติงาน การส่งมอบให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติจึงเป็นการส่งต่อให้ผู้เชี่ยวชาญเก็บรักษาอย่างถูกวิธี และเปิดให้ประชาชนใช้ศึกษาค้นคว้าได้

ข้อ 18

ข้อใดกล่าวถูกต้องเกี่ยวกับการทำลายหนังสือราชการที่ครบอายุการเก็บแล้ว

  1. 1.เจ้าหน้าที่ผู้เก็บรักษาทำลายได้ทันทีเมื่อครบกำหนด
  2. 2.ต้องผ่านการสำรวจ จัดทำบัญชีหนังสือขอทำลาย และให้คณะกรรมการทำลายหนังสือพิจารณาก่อน
  3. 3.ต้องได้รับอนุมัติจากรัฐมนตรีเจ้าสังกัดทุกครั้ง
  4. 4.ทำลายได้เฉพาะเมื่อพื้นที่จัดเก็บเต็ม
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 2. ต้องผ่านการสำรวจ จัดทำบัญชีหนังสือขอทำลาย และให้คณะกรรมการทำลายหนังสือพิจารณาก่อน

การทำลายเอกสารราชการมีขั้นตอนควบคุมชัดเจน คือสำรวจหนังสือที่ครบอายุการเก็บ จัดทำบัญชีหนังสือขอทำลาย แล้วเสนอให้คณะกรรมการทำลายหนังสือพิจารณาตรวจสอบ เพื่อกันไม่ให้เอกสารที่ยังมีคุณค่าหรือยังต้องใช้ถูกทำลายไปโดยพลาด

ข้อ 19

เหตุใดระเบียบจึงแบ่งการเก็บหนังสือออกเป็นการเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว และการเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ

  1. 1.เพื่อให้มีตู้เอกสารหลายชุด
  2. 2.เพราะหนังสือแต่ละช่วงมีความถี่ในการหยิบใช้และผู้รับผิดชอบต่างกัน การแยกเก็บทำให้ค้นหาได้เร็วและไม่ปะปนกัน
  3. 3.เพื่อกำหนดอายุการเก็บให้ต่างกันในแต่ละประเภท
  4. 4.เพื่อแบ่งงานระหว่างเจ้าหน้าที่สารบรรณกับเจ้าของเรื่อง
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 2. เพราะหนังสือแต่ละช่วงมีความถี่ในการหยิบใช้และผู้รับผิดชอบต่างกัน การแยกเก็บทำให้ค้นหาได้เร็วและไม่ปะปนกัน

หนังสือที่ยังดำเนินการอยู่ต้องหยิบใช้บ่อยและอยู่กับเจ้าของเรื่อง ส่วนหนังสือที่เสร็จแล้วส่งเข้าหน่วยเก็บ และหนังสือที่ยังต้องใช้ตรวจสอบเก็บไว้ใกล้มือระยะหนึ่ง การแยกตามช่วงชีวิตของเอกสารเช่นนี้ทำให้ค้นหาได้เร็วและเอกสารไม่ปะปนกัน

ข้อ 20

หนังสือที่ถูกกำหนดชั้นความลับ เมื่อครบอายุการเก็บและจะทำลาย ต้องดำเนินการอย่างไร

  1. 1.ทำลายด้วยวิธีเดียวกับหนังสือทั่วไป
  2. 2.ทำลายด้วยวิธีที่ทำให้ไม่สามารถอ่านหรือประกอบกลับคืนได้ และปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับด้วย
  3. 3.ส่งคืนหน่วยงานต้นทางเพื่อให้ทำลายเอง
  4. 4.เก็บไว้ตลอดไป ทำลายไม่ได้
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 2. ทำลายด้วยวิธีที่ทำให้ไม่สามารถอ่านหรือประกอบกลับคืนได้ และปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับด้วย

เอกสารชั้นความลับต้องทำลายด้วยวิธีที่ทำให้ไม่อาจอ่านหรือประกอบกลับคืนได้ เช่น การย่อยทำลาย และยังต้องปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับควบคู่ไปกับระเบียบงานสารบรรณ เพราะการทิ้งเอกสารลับทั้งฉบับลงถังขยะคือช่องทางรั่วไหลที่พบบ่อยที่สุด

ข้อ 21

ข้อใดคือเหตุผลที่ระเบียบกำหนดอายุการเก็บหนังสือราชการไว้เป็นระยะเวลาขั้นต่ำ

  1. 1.เพื่อให้หน่วยงานมีเอกสารไว้แสดงจำนวนมากที่สุด
  2. 2.เพื่อให้มีหลักฐานไว้ตรวจสอบ อ้างอิง และรับผิดชอบทางกฎหมายได้ในระยะเวลาที่เหมาะสม
  3. 3.เพื่อให้เจ้าหน้าที่สารบรรณมีงานทำต่อเนื่อง
  4. 4.เพื่อให้สอดคล้องกับรอบการตรวจสอบภายในทุกปี
▸ ดูเฉลยและคำอธิบาย

ตอบข้อ 2. เพื่อให้มีหลักฐานไว้ตรวจสอบ อ้างอิง และรับผิดชอบทางกฎหมายได้ในระยะเวลาที่เหมาะสม

อายุการเก็บถูกกำหนดเพื่อให้มีหลักฐานไว้ตรวจสอบ อ้างอิง และรองรับความรับผิดทางกฎหมายในช่วงเวลาที่เรื่องนั้นยังอาจถูกหยิบยกขึ้นมา หากเก็บสั้นเกินไปจะไม่มีหลักฐานเมื่อเกิดข้อพิพาท แต่ถ้าเก็บทุกอย่างตลอดไปก็เป็นภาระเกินจำเป็น

ฝึกทำแบบจับเวลาและสุ่มข้อใหม่ทุกรอบ

โหมดฝึกจะสุ่มข้อใหม่ให้ทุกครั้ง เฉลยทันทีหลังตอบ และถ้าเข้าสู่ระบบไว้ระบบจะจำว่าคุณทำข้อไหนไปแล้ว พร้อมเก็บข้อที่ตอบผิดไว้ให้กลับมาแก้ตัว

ฝึกวิชานี้ใน นายสิบตำรวจ (สายอำนวยการ)

เทคนิคทำข้อสอบวิชาระเบียบงานสารบรรณ

  • จำชนิดหนังสือราชการทั้งหมดให้ครบก่อน แล้วค่อยจำว่าแต่ละชนิดใช้เมื่อใด
  • ชั้นความเร็วกับชั้นความลับเป็นคนละเรื่องกัน ข้อสอบชอบสลับมาหลอก
  • อายุการเก็บหนังสือแต่ละประเภทเป็นตัวเลขที่ออกบ่อย ท่องเป็นชุดจะจำได้ทน

หัวข้ออื่นในวิชาระเบียบงานสารบรรณ

คำถามที่พบบ่อย

ข้อสอบการเก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือ ออกสอบในสนามไหนบ้าง

หัวข้อการเก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือ อยู่ในวิชาระเบียบงานสารบรรณ ซึ่งใช้สอบในนายสิบตำรวจ (สายอำนวยการ) ในเว็บนี้มีข้อสอบหัวข้อนี้ทั้งหมด 21 ข้อ

แนวข้อสอบการเก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือ มีเฉลยอธิบายไหม

ทุกข้อมีเฉลยพร้อมคำอธิบายว่าทำไมตัวเลือกนั้นถึงถูก และหน้านี้เปิดให้อ่านครบทั้ง 21 ข้อฟรี ไม่ต้องสมัครสมาชิก

ฝึกทำข้อสอบการเก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือ ต้องเสียเงินไหม

ไม่เสียค่าใช้จ่าย ใช้ได้ฟรีทั้งหมด ไม่ต้องสมัครสมาชิกก็เริ่มฝึกได้ แต่ถ้าเข้าสู่ระบบ ระบบจะจำว่าทำข้อไหนไปแล้วและเก็บข้อที่ตอบผิดไว้ให้กลับมาทบทวน