แนวข้อสอบระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 21 ข้อ พร้อมเฉลย

ตอบข้อ 3. การรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยรวมถึงการรับส่งโดยใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการหรือที่ส่วนราชการจัดให้แก่เจ้าหน้าที่ และระบบสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นใดตามที่หัวหน้าส่วนราชการกำหนดด้วย

ข้อ 6 บทนิยามคำว่า "ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์" แก้ไขเพิ่มเติมโดยฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564 บัญญัติว่า การรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยรวมถึงการรับส่งโดยใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการหรือที่ส่วนราชการจัดให้แก่เจ้าหน้าที่ และระบบสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นใดตามที่หัวหน้าส่วนราชการกำหนดด้วย ตัวเลือกแรกและตัวเลือกที่สองเป็นเพียงกิจกรรมย่อยทางเทคนิค ไม่ใช่บทนิยาม ส่วนตัวเลือกสุดท้ายคือบทนิยามของ "หนังสืออิเล็กทรอนิกส์" ซึ่งเป็นคนละคำกัน

ตอบข้อ 1. หนังสืออิเล็กทรอนิกส์

ข้อ 6 บทนิยามคำว่า "หนังสืออิเล็กทรอนิกส์" เพิ่มโดยระเบียบฯ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 โดยแทรกไว้ระหว่างคำว่า "ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์" กับคำว่า "ส่วนราชการ" หมายความว่า หนังสือราชการที่จัดทำและได้รับ ส่ง หรือเก็บรักษาด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนคำว่า "อิเล็กทรอนิกส์" เป็นคำที่เพิ่มโดยฉบับที่ 2 พ.ศ. 2548 (ฉบับที่ 4 เพียงแก้ไขเพิ่มเติมนิยาม "ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์" ที่มีอยู่เดิม) ขณะที่ "งานสารบรรณ" และ "ส่วนราชการ" มีอยู่ในระเบียบตั้งแต่ พ.ศ. 2526 แล้ว

ตอบข้อ 4. ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี

ข้อ 8 กำหนดให้ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีรักษาการตามระเบียบนี้ และให้มีอำนาจตีความและวินิจฉัยปัญหาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบนี้ รวมทั้งการแก้ไขเพิ่มเติมภาคผนวกและจัดทำคำอธิบาย กับให้มีหน้าที่ดำเนินการฝึกอบรมเกี่ยวกับงานสารบรรณ นายกรัฐมนตรีเป็นผู้ลงนามวางระเบียบแต่มิใช่ผู้รักษาการ เลขาธิการคณะรัฐมนตรีไม่มีอำนาจตามระเบียบนี้ ส่วนกรมศิลปากรเกี่ยวข้องเฉพาะการรับมอบเอกสารจดหมายเหตุผ่านสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

ตอบข้อ 2. อย่างน้อยต้องจัดให้มีที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางสำหรับการรับและการส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการนั้น

ข้อ 89/1 วรรคหนึ่ง กำหนดให้ส่วนราชการจัดให้มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สำหรับปฏิบัติงานสารบรรณ "หรืออย่างน้อยต้องมีที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลาง" สำหรับการรับและการส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการนั้น จึงเป็นหน้าที่ที่ต้องทำ ไม่อาจรอจนกว่าจะมีงบประมาณ ทั้งยังต้องประกาศเผยแพร่ที่อยู่นั้นในเว็บไซต์และแจ้งสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) ด้วย การใช้อีเมลส่วนตัวขัดกับหลักเกณฑ์อีเมลกลางตามภาคผนวก 7 และการงดติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์ก็ขัดกับหลักที่ให้ติดต่อราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก

ตอบข้อ 3. อย่างช้าไม่เกินเวลา 10.00 นาฬิกาของวันทำการถัดไป

ภาคผนวก 7 ข้อ 3.2 กำหนดให้แจ้งยืนยันการได้รับอีเมลโดยการตอบกลับ (reply) ภายในวันทำการที่ได้รับอีเมลนั้น หรือในกรณีที่ได้รับภายหลัง 16.30 นาฬิกา ให้ตอบกลับอย่างช้าไม่เกิน 10.00 นาฬิกาของวันทำการถัดไป กรณีนี้ได้รับเวลา 17.10 นาฬิกา จึงเข้าข้อยกเว้นดังกล่าว ตัวเลือกแรกเป็นไปไม่ได้เพราะเวลาผ่านไปแล้ว ส่วนกรอบ 24 ชั่วโมงและสามวันทำการเป็นตัวเลขที่ระเบียบไม่ได้กำหนดไว้

ตอบข้อ 4. ไม่น้อยกว่าวันละสองครั้งในเวลาราชการ อย่างน้อยหนึ่งครั้งในช่วงเช้าและอย่างน้อยหนึ่งครั้งในช่วงบ่าย

ภาคผนวก 7 ข้อ 2 วรรคหนึ่ง กำหนดให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางที่ได้รับมอบหมายตรวจสอบข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการในระบบอีเมลของส่วนราชการเป็นประจำตามที่หัวหน้าส่วนราชการกำหนด ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบในโฟลเดอร์อีเมลขยะและโฟลเดอร์อื่นใดด้วย ทั้งนี้ ต้องไม่น้อยกว่าวันละสองครั้งในเวลาราชการ อย่างน้อยหนึ่งครั้งในช่วงเช้าและอย่างน้อยหนึ่งครั้งในช่วงบ่าย ความถี่สัปดาห์ละครั้ง วันละครั้ง และวันละสามครั้ง ล้วนไม่ตรงกับที่ระเบียบกำหนด

ตอบข้อ 2. ไฟล์ PDF ความละเอียดไม่น้อยกว่า 300 dpi

ภาคผนวก 7 ข้อ 4.3 กำหนดให้เจ้าของเรื่องแปลงหนังสือและสิ่งที่จะส่งไปด้วยให้เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ประเภท PDF เป็นไฟล์เดียว ความละเอียดไม่น้อยกว่า 300 dpi เว้นแต่สิ่งที่จะส่งไปด้วยมีจำนวนหน้ามากจะแยกไฟล์ต่างหากก็ได้ ส่วนตัวเลข 150 dpi เป็นรูปแบบมาตรฐานตามข้อ 89/4 สำหรับหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บไว้ในการสำรองข้อมูลและที่ส่งให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ จึงเป็นตัวลวงที่ใช้เลขถูกแต่ผิดบริบท ขณะที่ JPG และ TIFF ไม่ใช่รูปแบบที่ระเบียบกำหนด

ตอบข้อ 1. ลงวันและเวลาที่ปรากฏในระบบว่าได้จัดส่งครั้งแรก คือวันจันทร์ เวลา 09.00 นาฬิกา

ข้อ 89/3 กำหนดว่า ในการรับหรือส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ให้ลงเวลาที่ปรากฏในระบบว่าส่วนราชการได้รับหรือได้ส่งหนังสือไว้ในทะเบียนหนังสือรับหรือทะเบียนหนังสือส่ง แล้วแต่กรณี เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ โดยในกรณีที่ได้ส่งไปทางที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับแจ้งไว้หรือที่ได้มีการประกาศเผยแพร่ตามข้อ 89/1 แล้วแต่ไม่สำเร็จ ให้ลงวันและเวลาที่ปรากฏในระบบว่าได้จัดส่ง "ครั้งแรก" เป็นวันและเวลาที่ได้ส่งหนังสือ จึงมิใช่วันที่ส่งสำเร็จ มิใช่วันที่ตอบรับ และมิใช่การยกเว้นการลงทะเบียน

ตอบข้อ 3. ไม่มีอายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ตลอดไป เว้นแต่มีความจำเป็นต้องเพิ่มพื้นที่จัดเก็บหรือมีเหตุจำเป็นอื่น หัวหน้าส่วนราชการจะสั่งให้ทำลายหนังสือที่มิใช่เอกสารจดหมายเหตุซึ่งเก็บมาเกินกว่า 10 ปีแล้วก็ได้

ข้อ 89/5 วรรคหนึ่ง กำหนดว่าหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ไม่มีอายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ตลอดไป เว้นแต่มีความจำเป็นต้องเพิ่มพื้นที่จัดเก็บในระบบหรือมีเหตุผลความจำเป็นอื่นใด หัวหน้าส่วนราชการจะมีคำสั่งให้ทำลายหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่มิใช่เอกสารจดหมายเหตุซึ่งเก็บมาเกินกว่า 10 ปีก็ได้ โดยให้ลบออกจากระบบและลบที่เก็บไว้นานที่สุดย้อนขึ้นมา ส่วนวรรคสองกำหนดว่าข้อมูลที่สำรองไว้ตามข้อ 89/4 จะสั่งทำลายได้เฉพาะที่เก็บมาเกินกว่า 20 ปี และได้ส่งให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติตามข้อ 58 แล้ว การสั่งทำลายจึงมีเงื่อนไขเรื่องระยะเวลากำกับอยู่เสมอ

ตอบข้อ 4. ส่งต่อ (forward) อีเมลนั้นไปยังที่อยู่อีเมลกลางของส่วนราชการเพื่อดำเนินการต่อไป และให้เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลอีเมลกลางแจ้งกลับไปยังผู้ส่งเพื่อทราบที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องสำหรับการจัดส่งครั้งต่อไป

ภาคผนวก 7 ข้อ 3.7 กำหนดว่าในกรณีที่ส่วนราชการ หน่วยงาน หรือเจ้าหน้าที่ได้รับหนังสือราชการถึงส่วนราชการทางที่อยู่อีเมลอื่นที่ไม่ใช่อีเมลกลางตามข้อ 1 เช่น อีเมลของหน่วยงานภายใน หรืออีเมลที่ส่วนราชการจัดให้เจ้าหน้าที่ใช้ปฏิบัติงาน ให้เป็นหน้าที่ของผู้ดูแลหรือผู้ใช้งานอีเมลนั้นที่จะส่งต่อ (forward) ไปยังอีเมลกลาง และให้เจ้าหน้าที่ตามข้อ 2 ส่งอีเมลแจ้งกลับไปยังผู้ส่งเพื่อทราบที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องสำหรับการจัดส่งครั้งต่อไปด้วย การลบทิ้งทันทีใช้กับอีเมลขยะ (ข้อ 2 วรรคสอง) และหนังสือชั้นลับที่สุด (ข้อ 3.6) เท่านั้น ส่วนการพิมพ์ออกเป็นเอกสารตามข้อ 3.4 เป็นขั้นตอนหลังนำเข้าอีเมลกลางแล้วและใช้เฉพาะกรณีไม่มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ตอบข้อ 2. ภาคผนวก 7

ข้อ 89/1 วรรคท้าย กำหนดว่าหลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการโดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ให้เป็นไปตามภาคผนวก 7 ซึ่งเป็นภาคผนวกที่กำหนดเรื่องอีเมลกลางชื่อ saraban ตามด้วยชื่อโดเมนของส่วนราชการ การตอบกลับยืนยัน และการตั้งชื่อไฟล์ ส่วนวรรคก่อนหน้ากำหนดให้การรับส่งด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปตามภาคผนวก 6 ทั้งนี้โดยไม่รวมถึงการใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ จึงเป็นตัวลวงที่ใกล้เคียงที่สุด ขณะที่ภาคผนวก 2 เป็นตารางการใช้คำขึ้นต้น สรรพนาม และคำลงท้าย และภาคผนวก 4 เป็นแบบหนังสือที่เป็นภาษาอังกฤษ

ตอบข้อ 1. เป็นข้อมูลข่าวสารลับชั้นลับที่สุด หรือมีเหตุจำเป็นอื่นใดที่ไม่สามารถดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้

ข้อ 29 ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโดยฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564 กำหนดให้การติดต่อราชการดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก เว้นแต่เป็นข้อมูลข่าวสารลับชั้นลับที่สุดตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ หรือเป็นสิ่งที่เป็นความลับของทางราชการชั้นลับที่สุดตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือมีเหตุจำเป็นอื่นใดที่ไม่สามารถดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้ ชั้นความเร็ว จำนวนสิ่งที่ส่งมาด้วย และการข้ามกระทรวง ไม่ใช่ข้อยกเว้น อนึ่ง ชั้นลับและลับมากยังรับส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ภาคผนวก 6 ข้อ 4.2.3 ให้ผู้ที่ได้รับแต่งตั้งให้เข้าถึงชั้นความลับเป็นผู้ส่งผ่านระบบที่เข้ารหัสได้ และภาคผนวก 7 ข้อ 3.6 วรรคหนึ่ง วางวิธีปฏิบัติเมื่อได้รับไว้ มีเพียงชั้นลับที่สุดเท่านั้นที่ต้องติดต่อผู้ส่งให้ส่งใหม่เป็นเอกสารแล้วลบอีเมลทิ้งทันที

ตอบข้อ 2. เพื่อให้มีช่องทางรับหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่แน่นอนของหน่วยงาน ไม่ผูกกับตัวบุคคลใดบุคคลหนึ่ง

ที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางเป็นช่องทางรับหนังสือของ "หน่วยงาน" ไม่ใช่ของบุคคล จึงไม่สะดุดเมื่อเจ้าหน้าที่ย้ายหรือลาออก และทำให้หน่วยงานภายนอกรู้ได้แน่ชัดว่าจะส่งหนังสือไปที่ใด ซึ่งเป็นหลักเดียวกับการมีที่อยู่ทางไปรษณีย์ของหน่วยงาน

ตอบข้อ 2. ลดระยะเวลาและค่าใช้จ่ายในการรับส่ง ค้นหาเอกสารได้เร็ว และติดตามสถานะเรื่องได้

ระบบอิเล็กทรอนิกส์ลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการนำส่ง ทำให้ค้นหาเอกสารย้อนหลังได้เร็ว และติดตามได้ว่าเรื่องอยู่ขั้นตอนใด แต่ไม่ได้ยกเลิกหน้าที่อื่นตามระเบียบ ทั้งการกำหนดชั้นความลับและอายุการเก็บยังคงต้องปฏิบัติเช่นเดิม

ตอบข้อ 2. ไม่ถูกต้อง เพราะต้องใช้ที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการตามที่ระเบียบกำหนด

หนังสือราชการต้องส่งจากช่องทางของส่วนราชการ เพราะเป็นการกระทำในนามหน่วยงาน ไม่ใช่ในนามบุคคล การใช้อีเมลส่วนตัวทำให้ตรวจสอบย้อนหลังไม่ได้ ควบคุมการเข้าถึงไม่ได้ และเมื่อเจ้าหน้าที่ย้ายไป หลักฐานก็หายไปด้วย

ตอบข้อ 2. มีผลเป็นหนังสือราชการเช่นเดียวกัน หากดำเนินการตามหลักเกณฑ์ที่ระเบียบกำหนด

เมื่อดำเนินการตามหลักเกณฑ์ที่ระเบียบกำหนด หนังสือที่ส่งด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มีผลเป็นหนังสือราชการเช่นเดียวกับฉบับกระดาษ จึงไม่ต้องส่งฉบับกระดาษตามไปอีก เว้นแต่มีเหตุจำเป็นเฉพาะกรณีตามที่กำหนดไว้

ตอบข้อ 2. เพื่อไม่ให้หนังสือราชการที่ส่งเข้ามาตกค้างจนกระทบต่อการปฏิบัติราชการและสิทธิของผู้ติดต่อ

เมื่ออีเมลกลางเป็นช่องทางรับหนังสือราชการอย่างเป็นทางการ การไม่ตรวจสอบย่อมทำให้หนังสือตกค้างโดยไม่มีใครรู้ ซึ่งกระทบทั้งการปฏิบัติราชการและสิทธิของผู้ติดต่อที่อาจมีกำหนดเวลาตามกฎหมาย จึงต้องกำหนดให้ตรวจสอบเป็นกิจวัตร

ตอบข้อ 2. แจ้งผู้ส่งให้ทราบเพื่อส่งไฟล์ที่ถูกต้องมาใหม่โดยเร็ว

หลักเดียวกับหนังสือกระดาษที่สิ่งที่ส่งมาด้วยไม่ครบ คือต้องแจ้งผู้ส่งให้ทราบเพื่อแก้ไขโดยเร็ว การปล่อยเรื่องไว้หรือลบทิ้งทำให้ราชการเสียหาย ส่วนการเดาเนื้อหาจากส่วนที่อ่านได้แล้วดำเนินการต่อ เสี่ยงที่จะปฏิบัติผิดไปจากที่ผู้ส่งต้องการ

ตอบข้อ 2. ต้องเก็บรักษาให้ครบถ้วนและสามารถเรียกใช้ได้ตลอดอายุการเก็บที่ระเบียบกำหนด พร้อมมีระบบสำรองข้อมูล

การเปลี่ยนรูปแบบจากกระดาษเป็นอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้ยกเลิกหน้าที่ในการเก็บรักษา หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ต้องเก็บให้ครบถ้วนและเรียกใช้ได้ตลอดอายุการเก็บ พร้อมมีระบบสำรองข้อมูล เพราะข้อมูลดิจิทัลสูญหายได้ง่ายกว่ากระดาษหากไม่มีการจัดการที่ดี

ตอบข้อ 2. เพื่อให้ผู้รับทุกหน่วยงานเปิดอ่านได้ และคงความถูกต้องของเนื้อหาไม่ให้ถูกแก้ไขโดยง่าย

หนังสือราชการเป็นหลักฐาน จึงต้องอยู่ในรูปแบบที่ทุกหน่วยงานเปิดอ่านได้โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมเฉพาะ และต้องแก้ไขได้ยากเพื่อคงความถูกต้องของเนื้อหา หากส่งเป็นไฟล์ที่แก้ไขได้ง่าย ความน่าเชื่อถือของเอกสารจะเสียไปทันที

ตอบข้อ 2. การลดขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เกินความจำเป็น และอำนวยความสะดวกแก่ประชาชน

การใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ตัดขั้นตอนการเดินเอกสารด้วยกระดาษออกไป ทำให้งานเสร็จเร็วขึ้นและประชาชนได้รับการตอบสนองไวขึ้น ตรงกับเป้าหมายเรื่องไม่มีขั้นตอนการปฏิบัติงานเกินความจำเป็นและการอำนวยความสะดวกแก่ประชาชน